Trong thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp buộc phải thay đổi người đại diện pháp luật do yêu cầu phát triển, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc chuyển giao quyền điều hành nội bộ. Thủ tục này đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ đúng quy trình pháp lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư nhằm tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ. Bên cạnh đó, việc thay đổi người đại diện sẽ ảnh hưởng đến các giao dịch ngân hàng, hóa đơn, hợp đồng và nghĩa vụ thuế, vì vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ các bước thực hiện. Không ít chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến mất thời gian chỉnh sửa nhiều lần. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm đầy đủ quy trình và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.
Khái quát về người đại diện pháp luật và yêu cầu thay đổi
Người đại diện pháp luật là một chức danh quan trọng trong cấu trúc quản lý doanh nghiệp, chịu trách nhiệm đại diện doanh nghiệp trước pháp luật, cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng và trong các giao dịch dân sự, thương mại. Việc xác định rõ người đại diện pháp luật giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi trong giao dịch kinh doanh.
Người đại diện pháp luật là ai?
Theo Luật Doanh nghiệp 2025, người đại diện pháp luật là cá nhân được doanh nghiệp chỉ định và đăng ký với cơ quan nhà nước để thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý. Trong công ty TNHH, người này thường là giám đốc hoặc tổng giám đốc, còn trong công ty cổ phần, có thể là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc tổng giám đốc tùy theo điều lệ. Người đại diện pháp luật là người chịu trách nhiệm chính về pháp lý của doanh nghiệp, ký kết hợp đồng, quyết định đầu tư, tham gia tố tụng nếu doanh nghiệp liên quan đến tranh chấp hoặc vi phạm pháp luật. Việc đăng ký người đại diện pháp luật bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và phải cập nhật khi có thay đổi để hồ sơ pháp lý luôn hợp pháp.
Quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật
Người đại diện pháp luật có quyền thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, đại diện doanh nghiệp trước tòa án, cơ quan thuế, cơ quan nhà nước và đối tác. Ngoài ra, người này còn có quyền ra quyết định trong phạm vi điều lệ công ty, giám sát hoạt động của nhân sự và các bộ phận nghiệp vụ.
Về nghĩa vụ, người đại diện pháp luật phải tuân thủ pháp luật, đảm bảo hồ sơ, sổ sách, báo cáo tài chính, thuế và các nghĩa vụ hành chính đúng quy định, chịu trách nhiệm cá nhân nếu vi phạm pháp luật hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp, đối tác, khách hàng. Việc thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ giúp bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, duy trì uy tín và hạn chế rủi ro pháp lý.
Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện?
Doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện pháp luật trong các trường hợp theo quy định pháp luật hoặc nhu cầu nội bộ, bao gồm:
Người đại diện pháp luật từ chức, nghỉ hưu hoặc không còn đảm nhận chức vụ quản lý cao nhất trong doanh nghiệp.
Do thay đổi cơ cấu quản lý: bổ nhiệm giám đốc mới, chủ tịch HĐQT mới, hoặc tái cơ cấu công ty.
Người đại diện pháp luật không đủ năng lực hành vi dân sự hoặc bị cơ quan nhà nước thu hồi quyền đại diện.
Do yêu cầu đầu tư, mua bán, sáp nhập hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần đăng ký người đại diện mới để phù hợp với điều lệ và quản lý vận hành.
Việc thay đổi người đại diện pháp luật phải được thông báo và cập nhật tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp, nếu không sẽ ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật theo quy định 2025
Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi người đại diện pháp luật, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định là điều kiện bắt buộc để cơ quan đăng ký doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Hồ sơ được quy định chi tiết tại Thông tư hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp 2025.
Biểu mẫu theo Thông tư – hồ sơ nội bộ công ty
Hồ sơ bắt buộc gồm các biểu mẫu chuẩn theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, bao gồm:
Đơn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp, người đại diện cũ và mới, lý do thay đổi.
Điều lệ công ty đã cập nhật (nếu thay đổi có liên quan).
Tài liệu nội bộ chứng minh việc đồng ý bổ nhiệm người đại diện mới: đối với TNHH, cổ phần, biểu mẫu phải được đóng dấu và ký theo quy định.
Việc chuẩn bị đầy đủ biểu mẫu theo Thông tư giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh, tránh yêu cầu bổ sung tài liệu và tiết kiệm thời gian xử lý.
Quyết định và biên bản họp (TNHH, cổ phần)
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, hồ sơ thay đổi cần kèm:
Quyết định của hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới.
Biên bản họp/phiếu biểu quyết: thể hiện sự đồng thuận của các thành viên, cổ đông về việc thay đổi người đại diện.
Các tài liệu này phải có chữ ký, họ tên, chức danh và đóng dấu công ty, đồng thời được lưu trữ trong hồ sơ doanh nghiệp để chứng minh tính hợp pháp khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan quản lý.
Giấy tờ cá nhân của người đại diện mới
Người đại diện pháp luật mới cần cung cấp:
Bản sao chứng minh nhân dân/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.
Giấy tờ chứng minh đủ năng lực hành vi dân sự và tư cách pháp nhân.
Nếu người mới là nước ngoài, cần giấy phép lao động hoặc văn bản cho phép cư trú hợp pháp.
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cá nhân của người đại diện mới giúp cơ quan đăng ký doanh nghiệp xác thực nhân sự, tránh sai sót, và rút ngắn thời gian cấp giấy chứng nhận thay đổi.
Quy trình thay đổi người đại diện tại Sở KH&ĐT
Thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Sở Kế hoạch & Đầu tư (KH&ĐT) là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp có sự thay đổi về Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty. Quy trình này đảm bảo cập nhật thông tin chính thức trên hệ thống quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tránh rủi ro pháp lý khi thực hiện giao dịch kinh doanh.
Chuẩn bị và nộp hồ sơ trực tuyến
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu bắt buộc, gồm: quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người đại diện, biên bản họp/HĐQT, cập nhật điều lệ công ty nếu cần, và bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới. Hồ sơ này được nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót. Khi nộp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin, chữ ký điện tử hợp lệ để hồ sơ được tiếp nhận thành công.
Nhận kết quả – cập nhật trên hệ thống quốc gia
Sau khi hồ sơ được Sở KH&ĐT thẩm định và duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo kết quả trực tuyến. Kết quả này gồm thông tin người đại diện mới đã được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin đã đăng ký, bao gồm tên, chức danh, giấy tờ tùy thân, ngày bổ nhiệm, để đảm bảo không có sai sót gây tranh chấp pháp lý. Hồ sơ bản cứng có thể được lưu tại văn phòng công ty phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Các trường hợp hồ sơ bị từ chối & cách khắc phục
Hồ sơ có thể bị từ chối nếu thiếu tài liệu, thông tin không khớp hoặc chữ ký số không hợp lệ. Khi đó, doanh nghiệp phải sửa chữa, bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn của Sở KH&ĐT và nộp lại. Một số lỗi phổ biến gồm quyết định bổ nhiệm không đầy đủ chữ ký, biên bản họp sai biểu mẫu, thiếu bản sao CMND/CCCD của người đại diện mới. Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ kỹ trước khi nộp và tham khảo hướng dẫn trực tuyến hoặc dịch vụ tư vấn uy tín để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận ngay lần đầu.
Các thủ tục cần làm sau khi thay đổi người đại diện
Sau khi thay đổi người đại diện pháp luật thành công, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến ngân hàng, thuế, hóa đơn và BHXH để thông tin chính thức được đồng bộ và đảm bảo tính pháp lý khi giao dịch.
Cập nhật ngân hàng – người ký tài khoản
Người đại diện mới phải được đăng ký là người ký tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tại tất cả các ngân hàng đang sử dụng, bổ sung giấy tờ bổ nhiệm, CMND/CCCD của người đại diện mới, và ký lại các tài khoản thanh toán nếu cần. Việc này đảm bảo các giao dịch tài chính hợp pháp, không bị ngân hàng từ chối và tránh rủi ro khi thực hiện thanh toán, chuyển khoản hoặc vay vốn.
Cập nhật hóa đơn điện tử, chữ ký số
Người đại diện mới phải cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số, đảm bảo hóa đơn phát hành hợp pháp. Doanh nghiệp cần đăng ký người ký mới với cơ quan thuế, cập nhật thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử, và kiểm tra chữ ký số còn hạn, hợp lệ. Việc này giúp tránh sai sót khi kê khai thuế, xuất hóa đơn cho khách hàng và đảm bảo tính pháp lý cho hồ sơ thuế.
Cập nhật thông báo thuế, BHXH, hợp đồng lao động
Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi người đại diện cho cơ quan thuế, BHXH để cập nhật thông tin trên hồ sơ quản lý. Đồng thời, các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ cần được kiểm tra và ký lại nếu yêu cầu, đảm bảo người đại diện mới có quyền pháp lý ký kết. Việc này đồng bộ thông tin giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, giúp hạn chế rủi ro pháp lý và thuận tiện cho quản lý hoạt động kinh doanh sau khi thay đổi.
Lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thay đổi đại diện pháp luật
Thay đổi người đại diện pháp luật là thủ tục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện cẩn thận, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro tranh chấp nội bộ, xử phạt hành chính hoặc hợp đồng không hợp pháp. Do đó, cần lưu ý một số điểm quan trọng trước và trong quá trình thay đổi.
Kiểm tra lịch sử pháp lý của người đại diện mới
Trước khi bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới, doanh nghiệp nên:
Xem xét hồ sơ, lý lịch và uy tín pháp lý của cá nhân được bổ nhiệm.
Kiểm tra xem người này có đang làm đại diện pháp luật cho doanh nghiệp khác hay có tiền án, tiền sự ảnh hưởng đến trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý.
Đảm bảo người được bổ nhiệm đủ năng lực pháp lý, không thuộc đối tượng cấm thành lập doanh nghiệp hoặc làm đại diện pháp luật theo quy định.
Việc kiểm tra này giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo người đại diện mới có thể thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Kiểm soát quyền hạn – rủi ro tranh chấp nội bộ
Khi thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi quyết định:
Quyết định bổ nhiệm phải được thông qua hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu theo điều lệ công ty.
Phân định rõ quyền ký kết hợp đồng, quản lý tài chính và đại diện trước cơ quan nhà nước.
Thiết lập hợp đồng, quy chế nội bộ để hạn chế tranh chấp nội bộ và rủi ro pháp lý sau này.
Quy trình kiểm soát quyền hạn giúp đảm bảo doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hiệu quả và tránh kiện tụng sau khi thay đổi đại diện pháp luật.
Tránh ký giao dịch trước khi cập nhật thông tin
Một lưu ý quan trọng là không thực hiện các giao dịch pháp lý trước khi thay đổi được cập nhật tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp:
Hợp đồng, hóa đơn, giao dịch ngân hàng hay ký kết quan trọng trước khi cập nhật sẽ không có giá trị pháp lý đối với doanh nghiệp.
Cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ quan liên quan ngay sau khi thay đổi để hợp pháp hóa mọi giao dịch.
Theo dõi thông báo xác nhận từ cơ quan đăng ký để đảm bảo mọi quyền lợi và trách nhiệm của doanh nghiệp được bảo vệ.
Tuân thủ bước này giúp tránh rủi ro tranh chấp, xử phạt hành chính và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật công ty tại Gia Minh
Gia Minh Consulting cung cấp dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật trọn gói, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, chính xác và an toàn về mặt pháp lý.
Quy trình thực hiện trọn gói 1–3 ngày
Gia Minh áp dụng quy trình chuyên nghiệp, trọn gói từ A–Z:
Tiếp nhận thông tin và hồ sơ doanh nghiệp, kiểm tra điều kiện pháp lý của người đại diện mới.
Soạn thảo và nộp hồ sơ thay đổi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
Theo dõi tiến trình xử lý, bổ sung hồ sơ nếu cần và cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia.
Thời gian thực hiện nhanh chóng, chỉ 1–3 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp không gián đoạn hoạt động và kịp thời ký kết các giao dịch hợp pháp.
Chi phí minh bạch – không phát sinh
Gia Minh cam kết chi phí dịch vụ trọn gói rõ ràng, minh bạch và không phát sinh ngoài hợp đồng:
Giá dịch vụ được tính dựa trên loại hình doanh nghiệp và số lượng thay đổi.
Bao gồm toàn bộ soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi xử lý và nhận kết quả.
Không phát sinh các khoản phí bất ngờ, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tài chính chính xác.
Chi phí minh bạch giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng dịch vụ mà không lo vượt ngân sách.
Hỗ trợ tư vấn pháp lý doanh nghiệp toàn diện
Ngoài thay đổi đại diện pháp luật, Gia Minh còn cung cấp tư vấn pháp lý toàn diện:
Hướng dẫn thay đổi điều lệ, cổ đông, vốn điều lệ liên quan.
Tư vấn hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của đại diện pháp luật mới.
Hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc pháp lý phát sinh sau khi thay đổi.
Dịch vụ này giúp doanh nghiệp vừa hoàn tất thủ tục thay đổi nhanh chóng, vừa bảo vệ an toàn pháp lý trong mọi giao dịch kinh doanh.
Từ những phân tích trên, có thể thấy việc thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là yêu cầu nội bộ mà còn là nghĩa vụ pháp lý cần thực hiện đúng quy định. Khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng thủ tục, doanh nghiệp sẽ tránh được rủi ro pháp lý và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Gia Minh với kinh nghiệm nhiều năm thực hiện dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại Cần Thơ cam kết hỗ trợ nhanh, chính xác và chi phí hợp lý. Nếu doanh nghiệp đang cần thay đổi người đại diện pháp luật hoặc cần tư vấn chuyên sâu, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận hỗ trợ trọn gói.