Những lỗi thường gặp khi tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp tốn thời gian, chi phí và thậm chí bị xử phạt nếu không nắm rõ quy định pháp lý. Không ít đơn vị tự thực hiện nhưng lại mắc sai sót ở bước kiểm nghiệm, phân nhóm sản phẩm, xác định chỉ tiêu hay lựa chọn cơ quan tiếp nhận. Khi thị trường ngày càng siết chặt về an toàn thực phẩm và chất lượng hàng hóa, việc thực hiện đúng thủ tục càng trở nên quan trọng. Do thiếu kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ nhiều lần và chậm tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Thực tế cho thấy phần lớn sai sót đều có thể tránh được nếu hiểu đúng quy trình. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng lỗi phổ biến và gợi ý giải pháp khắc phục hiệu quả. Qua đó giúp doanh nghiệp tại Cần Thơ chủ động hơn khi tự công bố sản phẩm. Đây là bước quan trọng giúp xây dựng uy tín và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Tổng quan về thủ tục tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ
Thủ tục tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ là quy trình bắt buộc đối với doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh thực phẩm, mỹ phẩm, đồ uống, phụ gia và nhiều nhóm hàng liên quan đến sức khỏe cộng đồng. Việc tự công bố thể hiện cam kết của doanh nghiệp về chất lượng, an toàn và trách nhiệm pháp lý khi đưa sản phẩm ra thị trường. Trong bối cảnh Cần Thơ là trung tâm kinh tế – thương mại của khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, nhu cầu sản xuất và tiêu thụ thực phẩm – mỹ phẩm ngày càng tăng, thủ tục tự công bố trở thành điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và cạnh tranh bền vững.
Theo quy định hiện hành, hồ sơ tự công bố phải dựa trên kết quả kiểm nghiệm sản phẩm đầy đủ chỉ tiêu, nhãn đúng quy chuẩn, công thức rõ ràng và mô tả quy trình sản xuất bảo đảm ATTP. Sau khi doanh nghiệp lập hồ sơ theo mẫu, nộp tại cơ quan có thẩm quyền và được tiếp nhận hợp lệ, sản phẩm được phép lưu hành ngay mà không cần chờ phản hồi từ cơ quan chức năng. Tuy nhiên, đây cũng chính là lý do khiến nhiều doanh nghiệp chủ quan trong việc chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến bị trả về nhiều lần hoặc phát sinh rủi ro trong quá trình hậu kiểm.
Đối với doanh nghiệp tại Cần Thơ, nắm rõ cơ quan tiếp nhận, mẫu biểu theo từng nhóm sản phẩm và yêu cầu kiểm nghiệm là yếu tố quyết định để hồ sơ hợp lệ ngay lần đầu. Bên cạnh đó, việc cập nhật quy định mới, tránh nhầm lẫn giữa các nhóm thực phẩm thông thường, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia hoặc bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm cũng là yêu cầu bắt buộc.
Quy trình tự công bố nhìn chung không phức tạp nhưng đòi hỏi tính chính xác cao. Một sai sót nhỏ như kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu, ghi sai thông tin doanh nghiệp, chọn nhầm nhóm sản phẩm, hoặc sử dụng nhãn chưa đầy đủ đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng hoặc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo sản phẩm được lưu thông hợp pháp, tránh rủi ro xử phạt và tiết kiệm thời gian.
Khái niệm tự công bố và các nhóm sản phẩm phải công bố
Tự công bố sản phẩm là thủ tục theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, trong đó doanh nghiệp tự công bố thông tin về chất lượng, thành phần, chỉ tiêu an toàn của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Đây là cơ chế quản lý dựa trên sự tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp, thay vì phải chờ xét duyệt như trước đây.
Các nhóm sản phẩm bắt buộc tự công bố bao gồm:
Thực phẩm thông thường, đồ uống, nước giải khát.
Phụ gia thực phẩm, hương liệu, chất hỗ trợ chế biến.
Bao bì, dụng cụ tiếp xúc trực tiếp thực phẩm.
Thực phẩm dinh dưỡng, ngũ cốc, snack, sản phẩm cho trẻ lớn.
Mỹ phẩm hoặc thực phẩm đặc thù tùy từng trường hợp (nếu theo dạng công bố tiêu chuẩn).
Mỗi nhóm sản phẩm sẽ có yêu cầu kiểm nghiệm và mẫu hồ sơ khác nhau, doanh nghiệp phải xác định chính xác ngay từ đầu.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Cần Thơ
Tại Cần Thơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ tự công bố sản phẩm được quy định theo từng loại hình sản phẩm. Đối với thực phẩm thông thường, phụ gia, bao bì tiếp xúc thực phẩm… hồ sơ sẽ được nộp tại Ban Quản lý An toàn thực phẩm Cần Thơ. Cơ quan này có chức năng tiếp nhận, quản lý và hậu kiểm toàn bộ hồ sơ tự công bố của doanh nghiệp trên địa bàn.
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, một số trường hợp hồ sơ có thể được nộp thông qua Ban Quản lý các Khu chế xuất – Khu công nghiệp Cần Thơ. Trước khi nộp, doanh nghiệp cần kiểm tra xem cơ sở sản xuất thuộc thẩm quyền quản lý nào để tránh sai cơ quan tiếp nhận – lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại.
Ngoài hình thức nộp trực tiếp, Cần Thơ cũng cho phép doanh nghiệp nộp hồ sơ online tùy từng trường hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản scan rõ ràng và thông tin thống nhất với hồ sơ bản giấy khi hậu kiểm.
Vì sao doanh nghiệp bị trả hồ sơ nhiều lần?
Nhiều doanh nghiệp tại Cần Thơ bị trả hồ sơ tự công bố từ 1–3 lần hoặc thậm chí nhiều hơn. Nguyên nhân phổ biến gồm:
Kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu theo quy định cho từng nhóm sản phẩm, đặc biệt là nhóm đồ uống, snack, thực phẩm dinh dưỡng.
Ghi sai hoặc thiếu thông tin trên nhãn, như địa chỉ, thành phần, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo theo quy định.
Chọn sai nhóm sản phẩm, dẫn đến sử dụng sai mẫu hồ sơ và sai yêu cầu kiểm nghiệm.
Thông tin công ty không thống nhất giữa hồ sơ pháp lý, nhãn và phiếu kiểm nghiệm.
Nộp sai cơ quan tiếp nhận, khiến hồ sơ bị từ chối ngay từ bước đầu.
Không cập nhật quy định mới, đặc biệt đối với các sản phẩm có nguy cơ cao.
Việc chuẩn bị hồ sơ không đồng bộ là lý do khiến doanh nghiệp tốn thời gian, ảnh hưởng tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường.
Những lỗi thường gặp khi tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ
Quá trình tự công bố sản phẩm tuy được đánh giá là đơn giản hơn so với thủ tục cấp phép truyền thống nhưng vẫn tồn tại nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không am hiểu quy định chuyên ngành. Tại Cần Thơ, số lượng hồ sơ bị trả về khá lớn, đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu công bố. Các lỗi thường gặp chủ yếu liên quan đến chỉ tiêu kiểm nghiệm, phân loại sai nhóm sản phẩm và thiếu các thành phần bắt buộc trong hồ sơ. Những sai sót này không chỉ khiến hồ sơ bị từ chối mà còn có thể dẫn đến xử phạt khi hậu kiểm hoặc buộc thu hồi sản phẩm.
Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan cho rằng chỉ cần nộp bản công bố là xong nhưng thực tế, mỗi nhóm sản phẩm lại có bộ tiêu chuẩn và yêu cầu khác nhau. Chỉ cần kiểm nghiệm thiếu 1–2 chỉ tiêu hoặc ghi sai thông tin nhãn là có thể bị trả hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng thường nhầm lẫn giữa tự công bố và đăng ký công bố (đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe), dẫn đến chọn sai mẫu biểu.
Dưới đây là ba lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp tại Cần Thơ cần đặc biệt lưu ý.
Kiểm nghiệm sai chỉ tiêu – thiếu chỉ tiêu bắt buộc
Đây là lỗi phổ biến nhất và chiếm đến hơn 50% số hồ sơ bị trả về tại Cần Thơ. Mỗi nhóm sản phẩm đều có bộ chỉ tiêu kiểm nghiệm riêng theo quy định của Bộ Y tế. Ví dụ:
Đồ uống đóng chai phải kiểm nghiệm vi sinh, kim loại nặng, độc tố vi nấm…
Snack, bánh kẹo phải kiểm nghiệm chỉ tiêu hóa lý và vi sinh đầy đủ.
Phụ gia thực phẩm phải kiểm nghiệm thành phần hoạt chất và giới hạn tạp chất.
Bao bì tiếp xúc thực phẩm cần kiểm tra về an toàn vật liệu và khả năng thôi nhiễm.
Doanh nghiệp thường mang mẫu kiểm nghiệm theo chỉ tiêu “truyền thống” hoặc theo yêu cầu của trung tâm kiểm nghiệm mà không đối chiếu quy định pháp luật. Điều này khiến phiếu kiểm nghiệm không đạt yêu cầu, dẫn đến hồ sơ tự công bố không hợp lệ.
Ngoài ra, kiểm nghiệm hết hạn cũng là lỗi thường gặp. Phiếu kiểm nghiệm chỉ có giá trị trong vòng 12 tháng, nếu hết hạn sẽ buộc doanh nghiệp kiểm nghiệm lại từ đầu. Vì vậy, doanh nghiệp cần phối hợp với trung tâm kiểm nghiệm uy tín – đạt ISO/IEC 17025 và yêu cầu đúng chỉ tiêu theo từng nhóm sản phẩm.
Chọn sai nhóm sản phẩm dẫn đến sai biểu mẫu
Một lỗi nghiêm trọng khác là xác định sai nhóm sản phẩm, ví dụ:
Sản phẩm là snack nhưng doanh nghiệp khai báo theo dạng ngũ cốc dinh dưỡng.
Nước giải khát có bổ sung vitamin bị khai báo như thực phẩm thông thường.
Phụ gia thực phẩm bị nhầm với chất hỗ trợ chế biến.
Bao bì thực phẩm khai báo theo dạng vật liệu thông thường.
Khi phân loại sai, doanh nghiệp sẽ dùng sai biểu mẫu tự công bố, sai yêu cầu kiểm nghiệm và dẫn đến hồ sơ bị trả ngay lập tức. Trong một số trường hợp, việc phân loại sai còn bị coi là “công bố không đúng bản chất sản phẩm”, bị xử phạt hành chính hoặc thu hồi hồ sơ.
Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần căn cứ trên: thành phần sản phẩm, mục đích sử dụng, quy chuẩn kỹ thuật và hướng dẫn tại Nghị định 15/2018. Nếu sản phẩm có tính chất đặc biệt (bổ sung vi chất, dùng cho chế độ ăn đặc thù), doanh nghiệp cần tư vấn chuyên môn trước khi lập hồ sơ.
Hồ sơ thiếu thành phần bắt buộc: nhãn, công thức, quy trình
Nhiều doanh nghiệp tại Cần Thơ thường nộp hồ sơ thiếu hoặc không đúng cấu trúc, dẫn đến bị trả lại. Các thành phần bắt buộc của hồ sơ tự công bố gồm:
Nhãn sản phẩm đúng quy định: tên sản phẩm, thành phần, định lượng, NSX – HSD, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo, thông tin nhà sản xuất.
Công thức sản phẩm: tỷ lệ các thành phần, nguyên liệu, phụ gia.
Quy trình sản xuất: mô tả tóm tắt dây chuyền, điều kiện vệ sinh, kiểm soát chất lượng.
Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: GPKD/GCN ATTP (nếu thuộc diện).
Phiếu kiểm nghiệm đạt yêu cầu.
Việc thiếu một trong các tài liệu trên sẽ khiến hồ sơ không hợp lệ. Đặc biệt, nhãn sản phẩm là tài liệu dễ bị sai sót nhất như thiếu thông tin bắt buộc, sai ngôn ngữ, kích thước chữ không đúng, hoặc thể hiện công dụng vượt mức cho phép.
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp, bảo đảm đồng nhất thông tin giữa nhãn – phiếu kiểm nghiệm – bản công bố để tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.
Sai sót thường gặp trong hồ sơ kiểm nghiệm
Trong quá trình tự công bố sản phẩm, hồ sơ kiểm nghiệm luôn được xem là một trong những phần quan trọng nhất và đồng thời cũng là phần dễ phát sinh sai sót nhất. Nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cơ sở sản xuất nhỏ lẻ thường gặp khó khăn khi lựa chọn phòng kiểm nghiệm, khi xác định chỉ tiêu cần kiểm hoặc khi đối chiếu thông tin với hồ sơ kỹ thuật. Những sai sót này dẫn đến tình trạng hồ sơ bị trả về nhiều lần, kéo dài thời gian lưu hành sản phẩm, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị sản xuất. Do đó, việc hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, hoàn thiện hồ sơ kiểm nghiệm chính xác và đạt yêu cầu ngay từ lần đầu nộp.
Một trong những nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị từ chối là do doanh nghiệp kiểm nghiệm sản phẩm tại phòng thử nghiệm không đạt chuẩn ISO/IEC 17025. Đây là tiêu chuẩn bắt buộc đối với các phòng kiểm nghiệm được phép thực hiện phân tích chỉ tiêu ATTP. Một lỗi phổ biến khác là sử dụng phiếu kiểm nghiệm hết hạn hoặc quá thời gian 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Ngoài ra, không ít trường hợp phiếu kiểm nghiệm không trùng khớp với công thức sản phẩm, dẫn đến sai lệch giữa thông tin ghi trên phiếu và tiêu chuẩn cơ sở hoặc nhãn mác. Chính những lỗi kỹ thuật này khiến hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ và phải làm lại từ đầu.
Để tránh những sai sót trên, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm uy tín, đọc kỹ yêu cầu chỉ tiêu theo nhóm sản phẩm và đối chiếu với nhãn mác, thành phần sản phẩm trước khi gửi mẫu. Điều này không chỉ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt mà còn đảm bảo sản phẩm công bố ra thị trường đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng và an toàn.
Kiểm nghiệm tại phòng không đủ ISO 17025
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là doanh nghiệp thực hiện kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm không đạt chuẩn ISO/IEC 17025. Đây là tiêu chuẩn quốc tế quy định năng lực của phòng thử nghiệm, đảm bảo rằng kết quả phân tích có độ chính xác cao và được cơ quan nhà nước chấp nhận. Khi hồ sơ kiểm nghiệm được thực hiện tại phòng không đủ điều kiện, cơ quan chức năng sẽ từ chối toàn bộ hồ sơ tự công bố, buộc doanh nghiệp phải kiểm nghiệm lại từ đầu.
Việc lựa chọn phòng kiểm nghiệm không đạt chuẩn thường xuất phát từ tâm lý muốn tiết kiệm chi phí hoặc do thiếu thông tin. Tuy nhiên, hậu quả để lại là mất nhiều thời gian, phát sinh thêm chi phí và có thể ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối sản phẩm ra thị trường. Vì vậy, trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng nhận ISO của phòng thử nghiệm và đảm bảo danh mục chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp với quy định.
Sử dụng phiếu kiểm nghiệm hết hạn
Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm chỉ có giá trị trong vòng 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ tự công bố. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không để ý thời hạn này, dẫn đến việc sử dụng phiếu kiểm nghiệm đã hết hạn hoặc không còn giá trị pháp lý. Khi phát hiện sai sót, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu doanh nghiệp kiểm nghiệm lại toàn bộ sản phẩm, khiến quá trình công bố kéo dài.
Nguyên nhân thường gặp là doanh nghiệp hoàn tất kiểm nghiệm từ sớm nhưng chưa kịp chuẩn bị các hồ sơ liên quan như tiêu chuẩn cơ sở hoặc bản tự công bố, khiến phiếu kiểm nghiệm bị quá hạn. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch nộp hồ sơ rõ ràng, chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước khi tiến hành kiểm nghiệm và theo dõi sát thời gian hiệu lực của phiếu.
Kiểm nghiệm không khớp công thức sản phẩm
Một lỗi thường gặp nữa là phiếu kiểm nghiệm không khớp với công thức và thành phần ghi trên hồ sơ kỹ thuật hoặc nhãn sản phẩm. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp thay đổi thành phần, bổ sung phụ gia hoặc điều chỉnh quy cách đóng gói nhưng không cập nhật lại phiếu kiểm nghiệm. Kết quả là thông tin ghi nhận trên phiếu không còn phản ánh đúng bản chất sản phẩm, khiến cơ quan chức năng đánh giá hồ sơ thiếu chính xác và không hợp lệ.
Lỗi này cũng có thể xảy ra do doanh nghiệp kiểm nghiệm theo chỉ tiêu không đầy đủ, trong khi nhóm sản phẩm yêu cầu thêm chỉ tiêu dinh dưỡng, vi sinh hoặc kim loại nặng. Để khắc phục, doanh nghiệp cần đảm bảo công thức sản phẩm được chốt trước khi gửi mẫu, đồng thời đối chiếu thông tin giữa TCCS, nhãn sản phẩm và phiếu kiểm nghiệm để đảm bảo sự thống nhất tuyệt đối.
Lỗi về nhãn sản phẩm khi tự công bố
Nhãn sản phẩm là một trong những thành phần quan trọng nhất khi tự công bố. Đây là tài liệu thể hiện đầy đủ thông tin về thành phần, nguồn gốc, quy cách, hướng dẫn sử dụng và cảnh báo an toàn theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong quá trình nộp hồ sơ, rất nhiều doanh nghiệp mắc lỗi về nhãn do thiếu thông tin, trình bày sai quy định hoặc mô tả công dụng vượt mức cho phép. Những lỗi này không chỉ khiến hồ sơ bị trả về mà còn có thể dẫn đến xử phạt hành chính nếu sản phẩm đã lưu hành trên thị trường.
Một số lỗi phổ biến có thể kể đến như: thiếu thông tin bắt buộc theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Thông tư 05/2019/TT-BYT, sử dụng kích thước chữ không đúng quy định, trình bày nhãn không rõ ràng, sai ngôn ngữ hoặc thiếu bản dịch đối với sản phẩm nhập khẩu. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn mắc lỗi quảng cáo quá đà, ghi công dụng sai sự thật hoặc thể hiện nội dung có khả năng gây hiểu lầm người tiêu dùng. Những lỗi này có thể khiến hồ sơ công bố bị bác bỏ ngay từ đầu.
Do đó, để hồ sơ thành công, nhãn sản phẩm cần được thiết kế khoa học, đúng chuẩn và thống nhất với toàn bộ hồ sơ kỹ thuật và phiếu kiểm nghiệm. Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị nhãn chính xác và tránh các rủi ro không đáng có.
Thiếu thông tin bắt buộc trên nhãn
Thiếu thông tin bắt buộc là lỗi gặp nhiều nhất khi doanh nghiệp tự công bố sản phẩm. Theo quy định, nhãn sản phẩm phải thể hiện đầy đủ các nội dung như: tên sản phẩm, thành phần, khối lượng tịnh, ngày sản xuất – hạn sử dụng, tên và địa chỉ cơ sở sản xuất, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo an toàn và xuất xứ. Tuy nhiên, nhiều nhãn chỉ ghi tên sản phẩm và hình ảnh minh họa mà không có đầy đủ trường thông tin theo quy định.
Lỗi này khiến hồ sơ bị trả về ngay lập tức vì cơ quan chức năng không thể xác định tính minh bạch của sản phẩm. Bên cạnh đó, việc thiếu thông tin cũng khiến người tiêu dùng gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, gây mất uy tín cho doanh nghiệp. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ nhãn để đảm bảo không thiếu bất kỳ mục bắt buộc nào.
Sai ngôn ngữ hoặc sai kích thước chữ
Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi sử dụng ngôn ngữ không đúng quy định hoặc sử dụng kích thước chữ quá nhỏ khiến thông tin khó đọc. Đối với sản phẩm lưu hành tại Việt Nam, toàn bộ thông tin bắt buộc phải được thể hiện bằng tiếng Việt, trừ trường hợp sản phẩm nhập khẩu có nhãn phụ. Việc sử dụng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác mà không có bản dịch sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.
Ngoài ra, kích thước chữ trên nhãn cũng phải tuân theo quy định về khả năng đọc được, đặc biệt là các thông tin quan trọng như hạn sử dụng, thành phần và hướng dẫn sử dụng. Nếu chữ quá nhỏ, không rõ hoặc in mờ, nhãn sẽ bị yêu cầu chỉnh sửa trước khi hồ sơ được tiếp nhận.
Lỗi công bố sai công dụng sản phẩm
Một lỗi nghiêm trọng khác là doanh nghiệp ghi công dụng vượt quá phạm vi cho phép. Ví dụ, sản phẩm thực phẩm thông thường nhưng lại ghi công dụng như “điều trị”, “chữa bệnh”, “tăng đề kháng mạnh”, “hỗ trợ trị bệnh”. Những mô tả này chỉ được phép sử dụng đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe đã đăng ký kiểm định chuyên sâu. Khi ghi sai công dụng, cơ quan chức năng sẽ đánh giá doanh nghiệp có dấu hiệu quảng cáo sai sự thật hoặc gây hiểu nhầm, dẫn đến hồ sơ bị trả về hoặc bị yêu cầu chỉnh sửa ngay lập tức. Vì vậy, doanh nghiệp cần ghi công dụng trung tính, phù hợp với tính chất thật của sản phẩm.
Lỗi khi nộp hồ sơ tự công bố sản phẩm
Trong quá trình tự công bố sản phẩm bán online tại Cần Thơ, nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân vẫn thường mắc phải các lỗi khiến hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh, hoạt động marketing và tiến độ triển khai trên các sàn thương mại điện tử. Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là doanh nghiệp chưa nắm rõ cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo đúng phân cấp quản lý, dẫn đến việc nộp sai nơi, sai quy trình hoặc sai thẩm quyền. Tùy từng loại sản phẩm mà hồ sơ có thể thuộc thẩm quyền của Sở Y tế, Ban Quản lý An toàn Thực phẩm, hoặc cơ quan chuyên ngành khác tại Cần Thơ.
Ngoài lỗi về cơ quan tiếp nhận, nhiều doanh nghiệp còn nộp hồ sơ không đúng biểu mẫu theo Nghị định 15 hoặc sử dụng mẫu cũ đã hết hiệu lực. Điều này khiến cơ quan thẩm định không thể xác nhận thông tin, dẫn đến yêu cầu sửa hoặc nộp lại từ đầu. Một lỗi khác rất phổ biến là không cập nhật bản tự công bố khi có thay đổi về công thức, thành phần hoặc nhãn sản phẩm. Khi thông tin thực tế và hồ sơ không trùng khớp, doanh nghiệp dễ bị xử phạt do cung cấp thông tin không đúng hoặc không duy trì tiêu chuẩn công bố.
Việc mắc các lỗi trên không chỉ gây gián đoạn hoạt động kinh doanh mà còn khiến doanh nghiệp mất uy tín trong mắt đối tác, khách hàng và các sàn TMĐT. Vì vậy, để quá trình tự công bố diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, nắm rõ cơ quan tiếp nhận và thường xuyên rà soát các thay đổi liên quan đến sản phẩm trước khi nộp.
Nộp sai cơ quan tiếp nhận tại Cần Thơ
Một trong những lỗi phổ biến nhất là doanh nghiệp nộp sai cơ quan tiếp nhận hồ sơ, đặc biệt khi không phân biệt rõ sản phẩm thuộc quản lý của Sở Y tế hay Ban Quản lý An toàn Thực phẩm. Ví dụ, thực phẩm đóng gói sẽ nộp tại cơ quan ATTP, trong khi mỹ phẩm lại thuộc thẩm quyền của Sở Y tế.
Khi nộp sai cơ quan, hồ sơ sẽ bị trả lại ngay từ bước tiếp nhận, khiến doanh nghiệp mất thời gian chỉnh sửa, sắp xếp lại lịch trình kiểm nghiệm và nộp lại từ đầu.
Hồ sơ không theo đúng mẫu quy định
Nhiều doanh nghiệp sử dụng bản tự công bố theo mẫu cũ, thiếu chữ ký, thiếu thông tin hoặc không đúng định dạng theo Nghị định 15. Điều này khiến cơ quan thẩm định không thể xác minh thông tin sản phẩm.
Hồ sơ không theo đúng mẫu thường bị yêu cầu sửa lại toàn bộ, kéo dài thời gian công bố. Doanh nghiệp cần tải đúng biểu mẫu mới nhất và kiểm tra kỹ trước khi nộp.
Không cập nhật hồ sơ khi thay đổi công thức
Khi sản phẩm thay đổi thành phần, quy cách hoặc chỉ tiêu kiểm nghiệm, doanh nghiệp bắt buộc phải lập bản tự công bố mới. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn duy trì hồ sơ cũ dù sản phẩm đã thay đổi thực tế.
Việc không cập nhật khiến hồ sơ không còn giá trị pháp lý, dễ dẫn đến xử phạt và nguy cơ bị thu hồi sản phẩm khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Hậu quả khi mắc lỗi khi tự công bố sản phẩm
Sai sót trong quá trình tự công bố sản phẩm có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt với những đơn vị kinh doanh online tại Cần Thơ đang phụ thuộc vào tiến độ đưa sản phẩm lên sàn TMĐT. Hậu quả đầu tiên là hồ sơ bị trả lại, khiến doanh nghiệp mất thời gian sửa đổi và không thể đưa sản phẩm ra thị trường đúng kế hoạch. Thậm chí, đối với những sản phẩm đặc thù như thực phẩm chức năng hoặc mỹ phẩm, việc hồ sơ bị trả quá nhiều lần có thể khiến phải kiểm nghiệm lại từ đầu, gây tốn kém đáng kể.
Ngoài ra, vi phạm trong công bố còn dẫn đến xử phạt hành chính. Mức phạt tùy theo mức độ sai phạm, từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm chưa công bố hoặc công bố không đúng, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thu hồi, tiêu hủy sản phẩm hoặc đình chỉ hoạt động kinh doanh. Đây là rủi ro lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh online.
Một hậu quả khác là ảnh hưởng uy tín thương hiệu. Khi sản phẩm bị gỡ khỏi sàn thương mại điện tử hoặc bị cơ quan chức năng cảnh báo, khách hàng sẽ mất niềm tin và doanh nghiệp gặp khó khăn khi quay lại thị trường. Uy tín là yếu tố quan trọng trong kinh doanh online, vì vậy chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể gây tổn thất lâu dài.
Việc nắm rõ quy định và tránh các lỗi cơ bản khi tự công bố giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, phát triển bền vững và xây dựng thương hiệu uy tín trên thị trường.
Hồ sơ bị trả – kéo dài thời gian kinh doanh
Khi hồ sơ không hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ trả lại và yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa. Điều này khiến doanh nghiệp chậm đăng bán sản phẩm, trì hoãn lịch marketing và ảnh hưởng doanh thu.
Một số trường hợp, doanh nghiệp phải kiểm nghiệm lại sản phẩm, làm hồ sơ mới hoàn toàn, gây tốn kém chi phí và thời gian.
Doanh nghiệp bị xử phạt hành chính
Doanh nghiệp tự công bố sai quy định hoặc cố tình bán sản phẩm chưa công bố sẽ bị xử phạt theo pháp luật. Mức phạt có thể từ 5 – 30 triệu đồng tùy hành vi.
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị yêu cầu thu hồi hoặc tiêu hủy sản phẩm không hợp lệ.
Ảnh hưởng uy tín thương hiệu
Khi sản phẩm bị cảnh báo, thu hồi hoặc gỡ khỏi sàn TMĐT, uy tín thương hiệu bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Người tiêu dùng mất niềm tin và ngại quay lại mua hàng.
Uy tín là giá trị cốt lõi trong kinh doanh online, nên doanh nghiệp phải đảm bảo công bố đúng ngay từ đầu để tránh rủi ro lâu dài.
Tham khảo: Hướng dẫn tự công bố sản phẩm thực phẩm tại Cần Thơ
Cách phòng tránh lỗi khi tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ
Tự công bố sản phẩm là thủ tục bắt buộc đối với các cơ sở sản xuất – kinh doanh thực phẩm, đồ uống, phụ gia, bao bì tiếp xúc thực phẩm và nhiều nhóm sản phẩm tiêu dùng khác tại Cần Thơ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ kinh nghiệm để thực hiện đúng quy định, dẫn đến tình trạng hồ sơ bị trả về nhiều lần, kéo dài thời gian lưu hành sản phẩm hoặc bị xử phạt hành chính. Một số lỗi phổ biến bao gồm: thiếu phiếu kiểm nghiệm đúng chuẩn, sai mẫu biểu bản tự công bố, thiếu thông tin về sản phẩm, hoặc không đáp ứng yêu cầu về nhãn mác – bao bì. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình và thực hiện từng bước cẩn thận, đặc biệt là khâu chuẩn bị và rà soát hồ sơ. Khi áp dụng các giải pháp dưới đây, doanh nghiệp tại Cần Thơ có thể giảm thiểu sai sót, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần đầu và sản phẩm sớm được lưu hành hợp pháp.
Rà soát hồ sơ trước khi nộp
Rà soát hồ sơ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng sai sót và bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các tài liệu như phiếu kiểm nghiệm, bản tự công bố, thông tin về sản phẩm, công thức, bao bì và giấy tờ pháp lý của đơn vị. Việc kiểm tra phải đảm bảo thông tin giữa các biểu mẫu và tài liệu kỹ thuật hoàn toàn thống nhất. Nếu có sự sai lệch về thành phần, chỉ tiêu hoặc hình thức trình bày, hồ sơ sẽ bị cơ quan chức năng trả về. Doanh nghiệp cũng cần rà soát xem mẫu bản tự công bố có đúng theo mẫu quy định mới nhất hay không. Thực hiện bước này kỹ lưỡng giúp tăng khả năng hồ sơ được chấp thuận ngay trong lần nộp đầu tiên.
Chọn trung tâm kiểm nghiệm uy tín – đúng chỉ tiêu
Chọn trung tâm kiểm nghiệm uy tín là yếu tố then chốt đảm bảo hồ sơ tự công bố hợp lệ. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm được công nhận ISO 17025 và được phép thực hiện kiểm nghiệm cho nhóm sản phẩm đang kinh doanh. Quan trọng hơn, chỉ tiêu kiểm nghiệm phải đúng theo quy chuẩn kỹ thuật tương ứng như QCVN, Thông tư hoặc quy định chuyên ngành. Nhiều doanh nghiệp tại Cần Thơ bị trả hồ sơ vì kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu bắt buộc, sai chỉ tiêu hoặc kiểm nghiệm tại đơn vị không đủ thẩm quyền. Khi chọn đúng trung tâm, kết quả kiểm nghiệm có giá trị pháp lý và giúp hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để tránh rủi ro trong quá trình tự công bố.
Cập nhật quy định mới thường xuyên
Quy định pháp lý về tự công bố sản phẩm thường xuyên thay đổi, do đó doanh nghiệp cần cập nhật liên tục để đảm bảo hồ sơ không bị sai. Các nội dung có thể thay đổi bao gồm chỉ tiêu kiểm nghiệm, mẫu biểu bản tự công bố, yêu cầu nhãn mác, bao bì và điều kiện sản xuất. Nếu không theo dõi kịp thời, doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu cũ hoặc thiếu chỉ tiêu, dẫn đến hồ sơ không được chấp thuận. Doanh nghiệp tại Cần Thơ nên chủ động theo dõi thông báo từ Bộ Y tế, Cục ATTP hoặc các cơ quan chuyên môn, đồng thời có thể tham khảo thông tin từ các đơn vị tư vấn uy tín. Việc cập nhật thường xuyên giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo sản phẩm luôn tuân thủ đúng quy định.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ công bố sản phẩm trọn gói
Sử dụng dịch vụ công bố sản phẩm trọn gói mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp tại Cần Thơ, đặc biệt với những đơn vị không có phòng pháp chế hoặc chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực công bố sản phẩm. Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện. Thay vì tự tìm hiểu quy định, chuẩn bị tài liệu và xử lý các tình huống phát sinh, doanh nghiệp được hỗ trợ từ A–Z bởi đội ngũ chuyên viên có kinh nghiệm. Ngoài ra, dịch vụ trọn gói còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ theo đúng mẫu mới, đảm bảo phiếu kiểm nghiệm đúng chỉ tiêu và phù hợp quy định hiện hành. Việc lựa chọn đúng đơn vị uy tín giúp hồ sơ được xử lý nhanh, không bị trả về và sản phẩm sớm được lưu hành ra thị trường. Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm tải công việc, tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Hồ sơ đúng ngay từ lần đầu
Khi sử dụng dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp được đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên. Đội ngũ chuyên viên có kinh nghiệm sẽ rà soát đầy đủ các thông tin, chỉ tiêu kiểm nghiệm, mẫu biểu và tài liệu pháp lý để đảm bảo hồ sơ tuân thủ đúng quy định. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải mất thời gian sửa chữa hoặc bổ sung hồ sơ. Việc hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và tăng khả năng lưu hành sản phẩm nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian – tránh bị trả hồ sơ
Một trong những lợi ích quan trọng của dịch vụ trọn gói là giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian. Hồ sơ bị trả về nhiều lần không chỉ gây mất thời gian mà còn làm chậm tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Nhờ kinh nghiệm xử lý hồ sơ phong phú, đơn vị tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp tránh những lỗi thường gặp như sai mẫu, thiếu chỉ tiêu kiểm nghiệm hoặc thông tin không thống nhất. Việc tránh bị trả hồ sơ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện và tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh chính.
Tư vấn đầy đủ về kiểm nghiệm và quy định pháp lý
Sử dụng dịch vụ trọn gói không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ mà còn được tư vấn đầy đủ về kiểm nghiệm và quy định pháp lý liên quan. Đơn vị tư vấn sẽ hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp với từng loại sản phẩm, đảm bảo kết quả kiểm nghiệm có giá trị pháp lý. Đồng thời, doanh nghiệp được cập nhật quy định mới, tránh áp dụng mẫu cũ hoặc thiếu thông tin bắt buộc. Sự hỗ trợ này giúp doanh nghiệp tối ưu chất lượng hồ sơ và đảm bảo sản phẩm lưu hành hợp pháp, an toàn trên thị trường.
Những lỗi thường gặp khi tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ không chỉ xuất phát từ sự thiếu hiểu biết mà còn vì doanh nghiệp chưa đánh giá đúng mức độ quan trọng của việc tuân thủ hồ sơ pháp lý. Một sai sót nhỏ trong kiểm nghiệm hay nộp hồ sơ cũng có thể khiến sản phẩm bị trì hoãn lưu thông trên thị trường. Việc rà soát kỹ từng bước sẽ giúp giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Doanh nghiệp nên cập nhật quy định mới thường xuyên để tránh bị xử phạt. Đồng thời, nên đầu tư vào chất lượng hồ sơ ngay từ đầu để đảm bảo quá trình công bố diễn ra suôn sẻ. Khi hiểu rõ lỗi và biết cách phòng tránh, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa sản phẩm ra thị trường đúng hạn. Đây chính là nền tảng để xây dựng uy tín và phát triển bền vững tại Cần Thơ.