Giấy phép sản xuất thực phẩm là yêu cầu pháp lý quan trọng đối với các cơ sở muốn hoạt động trong lĩnh vực chế biến, đóng gói và sản xuất thực phẩm trên thị trường Việt Nam. Việc xin phép không chỉ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn nâng cao uy tín sản phẩm đối với người tiêu dùng. Để được cấp phép, cơ sở phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, môi trường sản xuất và năng lực nhân sự. Quy trình pháp lý bao gồm chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra thực tế và thẩm định bởi cơ quan chức năng. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do hồ sơ phức tạp và yêu cầu chuyên môn cao. Gia Minh hỗ trợ thực hiện trọn gói nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thành nhanh chóng và đúng quy định.
Giấy phép sản xuất thực phẩm là gì?
Giấy phép sản xuất thực phẩm (thường là Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, xác nhận cơ sở sản xuất đáp ứng đầy đủ yêu cầu về điều kiện vệ sinh, an toàn trong suốt quá trình sản xuất, chế biến, bảo quản thực phẩm. Đây là căn cứ pháp lý chứng minh doanh nghiệp được phép sản xuất thực phẩm để đưa ra thị trường.
Về vai trò và ý nghĩa, giấy phép vừa là “tấm vé thông hành” khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan quản lý, đối tác, siêu thị, chuỗi cửa hàng, vừa là cam kết về trách nhiệm bảo đảm sức khỏe người tiêu dùng. Có giấy phép giúp doanh nghiệp tăng uy tín thương hiệu, dễ dàng ký hợp đồng lớn, tham gia hệ thống phân phối hiện đại, đấu thầu cung ứng suất ăn, bếp ăn, trường học, bệnh viện… Đồng thời, đây cũng là điều kiện cần khi doanh nghiệp muốn đăng ký công bố sản phẩm, quảng cáo, mở rộng quy mô sản xuất.
Lợi ích khi có giấy phép còn thể hiện ở việc giảm rủi ro bị kiểm tra, xử phạt, thu hồi sản phẩm do không đủ điều kiện vệ sinh. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp được xem xét ưu tiên, đánh giá tốt hơn khi tham gia các chương trình hỗ trợ, xúc tiến thương mại.
Các trường hợp bắt buộc phải xin giấy phép gồm: cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói thực phẩm có quy mô kinh doanh; sản xuất nước uống, nước đá, đồ uống; thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm bổ sung; cơ sở cung cấp suất ăn sẵn… trừ một số trường hợp nhỏ lẻ được miễn theo quy định.
Cơ sở nào phải xin giấy phép sản xuất thực phẩm?
Cơ sở chế biến thực phẩm
Các cơ sở sơ chế, chế biến thịt, cá, rau củ, sản xuất thực phẩm tươi sống, thực phẩm đã qua xử lý nhiệt, đông lạnh, lên men… nếu sản xuất để kinh doanh đều phải xin giấy phép, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.
Cơ sở đóng gói và sơ chế thực phẩm
Cơ sở chỉ thực hiện khâu sơ chế, phân loại, đóng gói lại thực phẩm (như đóng gói rau củ, trái cây, hàng khô, hàng đông lạnh…) nhưng có thương hiệu, nhãn mác để bán ra thị trường cũng thuộc diện phải cấp giấy chứng nhận.
Cơ sở sản xuất nước uống – nước đá – đồ uống
Các cơ sở sản xuất nước uống đóng chai, đóng bình, nước đá dùng liền, nước giải khát, trà, cà phê đóng chai/đóng lon… đều là nhóm có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, bắt buộc phải được cấp giấy phép trước khi sản xuất.
Cơ sở sản xuất thực phẩm bổ sung, thực phẩm chức năng
Nhóm sản phẩm này dùng trực tiếp vào cơ thể, thường quảng cáo hỗ trợ sức khỏe nên bị quản lý rất chặt. Cơ sở phải có giấy phép an toàn thực phẩm, đáp ứng điều kiện về nhà xưởng, thiết bị, kiểm nghiệm trước khi lưu hành.
Cơ sở sản xuất gia vị – nông sản – thủy sản
Các cơ sở sản xuất gia vị, nước chấm, mắm, tương, bột nêm, nông sản sấy, mứt, sản phẩm thủy sản khô, đông lạnh… nếu kinh doanh có nhãn hiệu, sản lượng ổn định đều nằm trong diện phải xin giấy phép sản xuất thực phẩm.
Căn cứ pháp lý cấp giấy phép sản xuất thực phẩm
Luật An toàn thực phẩm 2010 & sửa đổi
Luật An toàn thực phẩm là khung pháp lý cao nhất quy định về quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm; nguyên tắc bảo đảm an toàn, điều kiện cơ sở, trách nhiệm quản lý nhà nước. Luật cũng xác định rõ trường hợp phải cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm và trường hợp được miễn.
Nghị định 15/2018/NĐ-CP & 155/2018/NĐ-CP
Nghị định 15/2018 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm, trong đó phân định thẩm quyền cấp giấy phép giữa Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ NN&PTNT; quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục, thời hạn cấp giấy chứng nhận. Nghị định 155/2018 sửa đổi, bổ sung, làm rõ thêm các trường hợp miễn giấy chứng nhận, đơn giản hóa thủ tục, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng hành chính nhưng vẫn bảo đảm yêu cầu an toàn thực phẩm.
Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia từng ngành hàng
Ngoài luật và nghị định chung, từng nhóm sản phẩm (nước uống đóng chai, nước đá, thịt, thủy sản, sữa, đồ uống, thực phẩm chức năng…) còn phải tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy định về chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, hóa chất, phụ gia, bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm… Đây là căn cứ để thiết kế dây chuyền, xây dựng quy trình sản xuất, lập kế hoạch kiểm nghiệm và thẩm định điều kiện cơ sở khi xin giấy phép.
Điều kiện xin giấy phép sản xuất thực phẩm
Điều kiện về cơ sở vật chất
Khu vực sản xuất; tường, nền, trần
Khu vực sản xuất phải được bố trí tách biệt với khu sinh hoạt, kho hóa chất, khu vệ sinh; có lối đi, khu nhận nguyên liệu, khu chế biến, đóng gói, kho thành phẩm, kho bao bì rõ ràng theo nguyên tắc một chiều. Tường, nền, trần phải phẳng, không thấm nước, dễ vệ sinh, không bong tróc; hạn chế tối đa khe hở, góc chết đọng bụi bẩn. Vật liệu xây dựng nên là loại không độc, chịu được tẩy rửa bằng hóa chất khử trùng thông dụng.
Phòng chống côn trùng
Cơ sở cần có biện pháp ngăn chặn côn trùng và động vật gây hại: lưới chắn, cửa tự đóng, bẫy côn trùng, hệ thống che chắn tại cửa thông gió, cửa sổ. Khu vực rác thải, nước thải phải có nắp đậy, thu gom thường xuyên, không để mùi hôi và không là nguồn thu hút ruồi, chuột, gián xâm nhập vào khu sản xuất.
Ánh sáng, thông gió, xử lý chất thải
Nhà xưởng cần đủ ánh sáng, không chói, không làm biến đổi màu sắc của thực phẩm; hệ thống thông gió đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm phù hợp, hạn chế ngưng tụ hơi nước trên trần, tường. Nước sử dụng trong sản xuất phải đạt quy chuẩn vệ sinh. Hệ thống thoát nước, xử lý nước thải phải thiết kế kín, không chảy ngược, không gây ứ đọng. Chất thải rắn, phụ phẩm phải được phân loại, chứa trong dụng cụ có nắp đậy, đưa ra khỏi khu sản xuất kịp thời.
Điều kiện về trang thiết bị – dụng cụ
Trang thiết bị, máy móc, dây chuyền sản xuất phải phù hợp công suất, dễ vệ sinh, bảo dưỡng; bề mặt tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm làm từ vật liệu không gỉ, không thôi nhiễm chất độc hại. Dụng cụ như dao, thớt, khay, khung, bao bì tiếp xúc trực tiếp phải được làm sạch, khử trùng định kỳ; bố trí riêng cho thực phẩm sống và chín để tránh lây nhiễm chéo. Cơ sở cần có đầy đủ dụng cụ bảo hộ lao động (găng tay, khẩu trang, mũ trùm tóc, tạp dề…) cho người trực tiếp sản xuất.
Điều kiện về con người (chứng chỉ + khám sức khỏe)
Người trực tiếp sản xuất, chế biến phải được khám sức khỏe định kỳ và không mắc các bệnh truyền nhiễm qua đường tiêu hóa, hô hấp, da. Tất cả phải được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm và có Giấy xác nhận kiến thức ATTP theo mẫu. Khi làm việc, công nhân phải mặc trang phục bảo hộ sạch sẽ, không đeo trang sức, không hút thuốc, ăn uống trong khu vực sản xuất; thực hiện đúng quy trình vệ sinh cá nhân, rửa tay, khử trùng trước khi tiếp xúc với thực phẩm.
Điều kiện về hệ thống lưu mẫu – kiểm nghiệm định kỳ
Cơ sở phải xây dựng quy trình lưu mẫu sản phẩm phù hợp: lấy mẫu theo từng lô, ghi rõ thời gian sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản; lưu giữ trong thời gian tối thiểu theo quy định để phục vụ truy xuất khi có sự cố. Đồng thời, phải thực hiện kiểm nghiệm định kỳ cho sản phẩm và nguồn nước, đối chiếu với tiêu chuẩn/ quy chuẩn đã công bố. Kết quả kiểm nghiệm được lưu trong hồ sơ quản lý chất lượng, là tài liệu bắt buộc khi xin cấp mới, gia hạn hoặc khi cơ quan chức năng thanh tra. Doanh nghiệp có hệ thống lưu mẫu và kiểm nghiệm bài bản sẽ dễ dàng chứng minh việc tuân thủ an toàn thực phẩm, hạn chế rủi ro bị thu hồi, xử phạt khi có khiếu nại, sự cố trên thị trường.
Hồ sơ xin giấy phép sản xuất thực phẩm
Đơn đề nghị cấp phép
Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm là thành phần bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ xin phép sản xuất thực phẩm. Đơn được lập theo mẫu của cơ quan có thẩm quyền (Sở Y tế, Ban Quản lý ATTP, Sở Công Thương hoặc UBND cấp huyện tùy loại hình và quy mô). Trong đơn, doanh nghiệp cần ghi rõ tên cơ sở, địa chỉ nhà xưởng, ngành nghề sản xuất, loại sản phẩm cụ thể, quy mô công suất và cam kết chấp hành đầy đủ các quy định về an toàn thực phẩm. Thông tin người đại diện pháp luật, số điện thoại, email liên hệ phải chính xác để cơ quan nhà nước dễ dàng trao đổi, gửi thông báo bổ sung hồ sơ hoặc lịch thẩm định. Khi ký đơn, người đại diện cần ký tay, đóng dấu tròn doanh nghiệp (nếu có) và rà soát kỹ thông tin để thống nhất với các tài liệu khác như giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê nhà xưởng. Một đơn đề nghị rõ ràng, đúng mẫu giúp bộ hồ sơ được tiếp nhận suôn sẻ và hạn chế việc phải làm lại.
Bản thuyết minh cơ sở vật chất (mẫu chuẩn)
Bản thuyết minh điều kiện cơ sở vật chất là tài liệu mô tả chi tiết hiện trạng nhà xưởng, trang thiết bị, hệ thống cấp thoát nước, chiếu sáng, vệ sinh… theo đúng mẫu của cơ quan quản lý. Nội dung cần thể hiện được việc bố trí mặt bằng sản xuất hợp lý, tách biệt khu sạch – khu bẩn, khu nguyên liệu – khu thành phẩm, khu bảo quản – kho phụ liệu, khu vực vệ sinh dụng cụ, khu thay đồ và rửa tay cho công nhân. Đồng thời, thuyết minh phải nêu rõ chất liệu xây dựng (tường, trần, nền), khả năng chống ẩm mốc, dễ vệ sinh; hệ thống chống côn trùng, động vật gây hại; nguồn nước sử dụng và biện pháp xử lý nước thải. Việc mô tả càng cụ thể, gắn với yêu cầu của quy chuẩn an toàn thực phẩm thì cơ quan thẩm định càng có căn cứ đánh giá nhanh. Doanh nghiệp nên sử dụng đúng mẫu chuẩn, tránh viết chung chung, thiếu số liệu về diện tích, số phòng, số lượng thiết bị, dẫn đến bị yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần.
Sơ đồ nhà xưởng + khu vực sản xuất
Sơ đồ mặt bằng nhà xưởng là minh chứng trực quan cho việc tổ chức không gian sản xuất phù hợp nguyên tắc một chiều, tránh lẫn lộn giữa nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Trên sơ đồ cần thể hiện rõ các khu vực: tiếp nhận nguyên liệu, sơ chế, chế biến, đóng gói, bảo quản, xuất hàng; khu vực rửa tay, nhà vệ sinh, khu thay đồ; kho phụ liệu, kho bao bì, khu chứa rác thải. Các tuyến di chuyển của nguyên liệu, công nhân và sản phẩm nên được bố trí hợp lý để hạn chế tối đa nguy cơ nhiễm chéo. Sơ đồ nên vẽ rõ kích thước tương đối, ghi chú tên từng khu vực, vị trí cửa ra vào, cửa sổ, hệ thống thoát nước, bồn rửa, thiết bị chính. Nhiều hồ sơ bị trả do sơ đồ chỉ vẽ sơ sài, không thể hiện đầy đủ khu chức năng hoặc cách bố trí không符合 yêu cầu vệ sinh. Vì vậy, doanh nghiệp nên dành thời gian thiết kế sơ đồ chuẩn ngay từ đầu, có thể in màu kèm theo bản thuyết minh.
Quy trình chế biến sản phẩm
Quy trình chế biến là tài liệu mô tả tuần tự các công đoạn từ tiếp nhận nguyên liệu đến thành phẩm, giúp cơ quan thẩm định đánh giá nguy cơ và biện pháp kiểm soát an toàn thực phẩm. Doanh nghiệp cần liệt kê rõ các bước: kiểm tra nguyên liệu, sơ chế, phối trộn, gia nhiệt/làm chín, làm nguội, đóng gói, bảo quản, vận chuyển… kèm theo điều kiện kỹ thuật chính như nhiệt độ, thời gian, phương pháp xử lý vệ sinh. Ở mỗi bước, nên nêu rõ điểm kiểm soát quan trọng (CCP) nếu có: giới hạn cho phép, cách giám sát, biện pháp khắc phục khi sai lệch. Quy trình càng rõ, càng thể hiện được doanh nghiệp có hiểu biết về quản lý chất lượng và áp dụng các hệ thống như GMP, HACCP trong sản xuất. Đây cũng là tài liệu nội bộ quan trọng để đào tạo nhân viên và kiểm soát sai sót trong quá trình vận hành nhà xưởng.
Danh sách nhân viên + giấy khám sức khỏe
Danh sách nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất, đóng gói, bảo quản thực phẩm phải được lập rõ ràng, ghi đầy đủ họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc. Kèm theo đó là bản sao giấy khám sức khỏe định kỳ (thường 6–12 tháng/lần) do cơ sở y tế đủ điều kiện khám sức khỏe cấp. Nội dung kết luận phải thể hiện người lao động không mắc các bệnh truyền nhiễm hoặc bệnh lý ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Nhiều hồ sơ bị ách tắc vì giấy khám sức khỏe hết hạn, khám không đúng mẫu quy định hoặc chỉ là phiếu khám tổng quát không có nội dung kiểm tra bệnh truyền nhiễm. Doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch khám sức khỏe định kỳ cho toàn bộ nhân sự trực tiếp tiếp xúc với thực phẩm, lưu trữ hồ sơ cẩn thận và cập nhật danh sách khi có biến động nhân sự, đảm bảo đáp ứng điều kiện nhân lực trong suốt quá trình sản xuất.
Giấy chứng nhận ATTP cá nhân
Bên cạnh giấy khám sức khỏe, nhiều địa phương yêu cầu người trực tiếp sản xuất, chế biến thực phẩm phải được tập huấn kiến thức và cấp Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm. Hồ sơ xin giấy phép vì vậy cần đính kèm bản sao các giấy chứng nhận này đối với từng nhân viên hoặc ít nhất là người phụ trách chính. Chứng nhận thường do cơ quan chức năng hoặc đơn vị được ủy quyền tổ chức tập huấn và kiểm tra cấp. Nội dung tập huấn bao gồm kiến thức về vệ sinh cá nhân, vệ sinh nơi làm việc, phương pháp phòng chống nhiễm chéo, bảo quản thực phẩm, xử lý khi phát hiện nguy cơ mất an toàn. Việc có đầy đủ giấy chứng nhận ATTP cá nhân thể hiện doanh nghiệp chú trọng đào tạo nhân sự, hạn chế rủi ro vi phạm trong quá trình sản xuất. Khi sắp xếp hồ sơ, nên gom các giấy chứng nhận theo danh sách nhân viên để đoàn thẩm định dễ đối chiếu.
Hợp đồng thuê nhà xưởng
Nếu cơ sở sản xuất không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, hợp đồng thuê nhà xưởng là tài liệu bắt buộc để chứng minh quyền sử dụng địa điểm hợp pháp. Hợp đồng cần ghi rõ diện tích, địa chỉ nhà xưởng, thời hạn thuê, mục đích sử dụng là sản xuất thực phẩm, trách nhiệm về cải tạo, sửa chữa, PCCC, môi trường giữa các bên. Hợp đồng nên được công chứng hoặc chứng thực, kèm theo giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu công trình của bên cho thuê. Nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung vì hợp đồng thuê quá ngắn so với thời hạn dự kiến sản xuất, hoặc không ghi rõ mục đích sử dụng, hoặc bên cho thuê không có giấy tờ hợp lệ. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ trước khi ký và chuẩn bị bản sao đầy đủ để nộp cùng hồ sơ xin phép.
Kết quả kiểm nghiệm sản phẩm (nếu yêu cầu)
Đối với một số nhóm sản phẩm, trước khi được cấp giấy phép sản xuất, cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp kèm kết quả kiểm nghiệm mẫu sản phẩm điển hình. Phiếu kiểm nghiệm phải do phòng thí nghiệm đủ năng lực cấp, thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu an toàn (vi sinh, kim loại nặng, độc tố, phụ gia…) và chỉ tiêu chất lượng cơ bản, so sánh với tiêu chuẩn cơ sở hoặc quy chuẩn áp dụng. Kết quả kiểm nghiệm giúp chứng minh quy trình chế biến và nguyên liệu sử dụng đáp ứng yêu cầu an toàn, là cơ sở quan trọng để cơ quan thẩm định ra quyết định cấp phép. Khi gửi mẫu kiểm nghiệm, doanh nghiệp nên thống nhất tên sản phẩm, thành phần, quy cách với hồ sơ đăng ký để tránh sai lệch thông tin giữa phiếu kiểm nghiệm và các tài liệu khác.
Quy trình cấp giấy phép sản xuất thực phẩm
Bước 1 – Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát loại hình sản xuất, quy mô, nhóm sản phẩm để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép. Sau đó, lập danh mục hồ sơ theo quy định: đơn đề nghị, bản thuyết minh cơ sở vật chất, sơ đồ nhà xưởng, quy trình chế biến, danh sách nhân viên và giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận kiến thức ATTP, hợp đồng thuê nhà xưởng, kết quả kiểm nghiệm (nếu có)… Mỗi tài liệu phải được ký, đóng dấu đầy đủ, thông tin thống nhất với giấy đăng ký kinh doanh và thực tế cơ sở. Doanh nghiệp nên lập checklist để đánh dấu những giấy tờ đã hoàn thiện, tránh thiếu sót. Đây cũng là giai đoạn xem xét lại nhà xưởng, trang thiết bị, quy trình vệ sinh, khử trùng để kịp thời chỉnh sửa trước khi đoàn thẩm định đến kiểm tra.
Bước 2 – Nộp hồ sơ lên cơ quan thẩm quyền
Sau khi hoàn thiện, hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp: Sở Y tế, Ban Quản lý ATTP, Sở Công Thương hoặc Phòng Y tế/UBND quận, huyện… tùy loại sản phẩm và quy mô. Nhiều địa phương hiện cho phép nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công, sau đó nộp bản giấy khi được yêu cầu. Khi nộp, doanh nghiệp cần nộp kèm lệ phí thẩm định, nhận giấy biên nhận hoặc phiếu hẹn trong đó ghi rõ thời gian xử lý. Người đi nộp hồ sơ nên hiểu rõ nội dung, có thể giải thích, bổ sung thông tin ngay nếu được cán bộ tiếp nhận hỏi. Việc lưu giữ biên nhận hồ sơ, số hồ sơ và thông tin liên hệ của bộ phận phụ trách giúp doanh nghiệp thuận tiện theo dõi tình trạng xử lý, kịp thời phản hồi khi có yêu cầu bổ sung.
Bước 3 – Kiểm tra và thẩm định cơ sở
Sau khi hồ sơ được chấp nhận về mặt hình thức, cơ quan chức năng sẽ thành lập đoàn thẩm định xuống kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất. Nội dung thẩm định tập trung vào điều kiện cơ sở vật chất (nhà xưởng, khu vực chế biến, kho, hệ thống cấp thoát nước, chiếu sáng, thông gió), trang thiết bị sản xuất, dụng cụ chế biến, vệ sinh cá nhân, quy trình làm sạch, khử trùng, hệ thống ghi chép và lưu trữ hồ sơ. Đoàn cũng sẽ kiểm tra danh sách nhân sự, giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận kiến thức ATTP và có thể phỏng vấn trực tiếp người phụ trách cơ sở về quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, xử lý khi có sự cố ATTP. Nếu phát hiện điểm chưa phù hợp, đoàn ghi rõ trong biên bản thẩm định, nêu yêu cầu khắc phục để cơ sở hoàn thiện trước khi được cấp phép.
Bước 4 – Doanh nghiệp khắc phục tồn tại (nếu có)
Trường hợp kết quả thẩm định ghi nhận còn tồn tại, doanh nghiệp cần nghiêm túc rà soát và có kế hoạch khắc phục trong thời hạn được yêu cầu. Các tồn tại thường gặp như: sắp xếp lại dây chuyền để đảm bảo nguyên tắc một chiều, bổ sung bồn rửa tay, lưới chống côn trùng, sửa chữa tường trần bong tróc, bổ sung giấy khám sức khỏe còn hiệu lực, hoàn thiện quy trình vệ sinh, nhật ký vệ sinh, bổ sung thùng rác có nắp đậy… Sau khi khắc phục, cơ sở thường phải gửi báo cáo, hình ảnh minh chứng hoặc đề nghị đoàn thẩm định tái kiểm tra. Việc chủ động hoàn thiện và báo cáo kịp thời không chỉ giúp sớm được cấp giấy phép mà còn tạo thiện cảm, thể hiện tinh thần hợp tác của doanh nghiệp với cơ quan quản lý.
Bước 5 – Cấp giấy phép chính thức
Khi cơ quan thẩm quyền xác nhận rằng cơ sở đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ và điều kiện thực tế, sẽ ban hành Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cho hoạt động sản xuất. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên giấy chứng nhận: tên cơ sở, địa chỉ, loại hình hoạt động, nhóm sản phẩm được phép sản xuất, thời hạn hiệu lực. Giấy phép phải được lưu giữ cẩn thận, treo tại nơi dễ thấy trong cơ sở sản xuất để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra. Từ thời điểm được cấp phép, doanh nghiệp phải duy trì ổn định các điều kiện đã cam kết, định kỳ tự kiểm tra, rà soát để tránh vi phạm dẫn đến bị xử phạt hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận.
Thời gian, lệ phí và hiệu lực giấy phép
Thời gian xử lý 15–20 ngày
Trong điều kiện hồ sơ hợp lệ và cơ sở đáp ứng tốt các điều kiện thực tế, thời gian xử lý thủ tục xin giấy phép sản xuất thực phẩm thường dao động khoảng 15–20 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ. Khoảng thời gian này bao gồm các bước: tiếp nhận và xem xét tính đầy đủ của hồ sơ, tổ chức đoàn thẩm định, lập biên bản, khắc phục tồn tại (nếu có) và ban hành giấy chứng nhận. Tuy nhiên, trên thực tế, tiến độ có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ phải bổ sung nhiều lần hoặc cơ sở cần thời gian để sửa chữa, nâng cấp nhà xưởng, hoàn thiện các quy trình nội bộ. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm, không để sát ngày khai trương hoặc đưa sản phẩm ra thị trường mới bắt đầu làm giấy phép, tránh ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh.
Mức lệ phí nhà nước
Lệ phí nhà nước khi xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP chủ yếu là phí thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế cơ sở, mức thu được quy định theo từng nhóm ngành, quy mô, thẩm quyền cấp phép và được công bố công khai. So với chi phí đầu tư nhà xưởng, trang thiết bị và vận hành, khoản lệ phí này không quá lớn nhưng bắt buộc phải nộp đầy đủ, đúng thời điểm để hồ sơ được tiếp tục xử lý. Doanh nghiệp nên tham khảo biểu phí áp dụng tại địa phương, dự trù sẵn khoản lệ phí trong kế hoạch tài chính, lưu lại chứng từ nộp phí để phục vụ quyết toán chi phí hợp lệ. Một số trường hợp phải thẩm định lại do thay đổi địa điểm, mở rộng quy mô cũng sẽ phát sinh thêm phí thẩm định, cần được tính toán trước.
Thời hạn hiệu lực 3–5 năm
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm thông thường có thời hạn hiệu lực từ 3 đến 5 năm tùy theo quy định từng lĩnh vực và cơ quan cấp phép. Trước khi hết hạn, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin gia hạn hoặc cấp lại nếu muốn tiếp tục hoạt động sản xuất. Nếu để giấy phép hết hạn mà chưa kịp gia hạn, cơ sở có thể bị xem là hoạt động không phép và bị xử phạt. Vì vậy, doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn trên giấy chứng nhận, xây dựng lịch nhắc nhở nội bộ trước thời điểm hết hạn vài tháng để kịp thời chuẩn bị hồ sơ, rà soát lại điều kiện nhà xưởng, nhân sự và các quy trình. Việc duy trì liên tục hiệu lực giấy phép không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín với đối tác và người tiêu dùng.
Các lỗi thường gặp khi xin giấy phép sản xuất thực phẩm
Sơ đồ nhà xưởng không đúng tiêu chuẩn
Một trong những lỗi phổ biến là sơ đồ nhà xưởng được vẽ sơ sài, không thể hiện rõ luồng di chuyển một chiều của nguyên liệu – bán thành phẩm – thành phẩm, dẫn đến nguy cơ nhiễm chéo cao. Nhiều cơ sở bố trí khu tiếp nhận nguyên liệu gần khu thành phẩm, hoặc dùng chung lối đi, không có khu vực riêng cho vệ sinh dụng cụ, thay đồ bảo hộ. Sơ đồ không ghi rõ các khu chức năng, thiếu ký hiệu bồn rửa tay, vị trí kho, khu rác thải… khiến cơ quan thẩm định khó đánh giá. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần tham khảo trước các nguyên tắc bố trí mặt bằng trong sản xuất thực phẩm, thiết kế lại dây chuyền hợp lý, thể hiện đầy đủ trên sơ đồ và mô tả tương ứng trong bản thuyết minh. Nếu cần, có thể nhờ đơn vị tư vấn hoặc kỹ sư thiết kế nhà xưởng hỗ trợ.
Nhân sự thiếu giấy khám sức khỏe
Không ít hồ sơ bị trả hoặc yêu cầu bổ sung do nhân sự trực tiếp tham gia chế biến không có giấy khám sức khỏe, giấy đã hết hạn hoặc khám không đúng mẫu. Một số cơ sở chỉ nộp danh sách nhân viên nhưng không kèm theo bản sao giấy khám, hoặc chỉ có phiếu khám tổng quát mà không có nội dung kiểm tra bệnh truyền nhiễm. Điều này khiến cơ quan chức năng không đủ căn cứ xác nhận điều kiện an toàn thực phẩm về con người. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch khám sức khỏe định kỳ cho toàn bộ công nhân, lựa chọn cơ sở y tế đủ điều kiện, đảm bảo kết quả khám có kết luận rõ ràng phù hợp quy định. Mỗi lần thay đổi nhân sự, phải cập nhật danh sách và bổ sung giấy khám tương ứng.
Thiếu bản thuyết minh hoặc thuyết minh sai chuẩn
Bản thuyết minh cơ sở vật chất và trang thiết bị là “xương sống” trong bộ hồ sơ, nhưng nhiều đơn vị lại soạn rất sơ lược, không bám theo mẫu chuẩn, không nêu rõ diện tích, số phòng, chất liệu xây dựng, số lượng – chủng loại thiết bị, quy trình vệ sinh. Có trường hợp chỉ đính kèm vài dòng mô tả chung chung, không đủ thông tin để đối chiếu với thực tế, khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đi sửa lại nhiều lần. Để khắc phục, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu thuyết minh do cơ quan thẩm quyền ban hành hoặc hướng dẫn, điền đầy đủ từng mục, kèm số liệu cụ thể và mô tả đúng thực trạng nhà xưởng. Khi nâng cấp, cải tạo cơ sở, cũng nên cập nhật lại thuyết minh cho phù hợp.
Hồ sơ thiếu kiểm nghiệm hoặc chưa đạt chỉ tiêu
Việc không nộp kết quả kiểm nghiệm đối với những sản phẩm bắt buộc phải kiểm nghiệm trước, hoặc nộp phiếu kiểm nghiệm nhưng chỉ tiêu không đạt, là nguyên nhân khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý. Nhiều doanh nghiệp chọn kiểm nghiệm ở đơn vị không đủ năng lực, chỉ thử một vài chỉ tiêu cơ bản, không đúng với yêu cầu quy chuẩn; hoặc trong quá trình lấy mẫu, bảo quản mẫu không đúng khiến kết quả bị sai lệch. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên làm việc với phòng thí nghiệm uy tín, thống nhất từ đầu danh mục chỉ tiêu cần kiểm tra theo quy chuẩn/tiêu chuẩn áp dụng, kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu kiểm nghiệm (tên sản phẩm, thành phần, quy cách) trước khi nộp hồ sơ. Nếu có chỉ tiêu không đạt, cần rà soát lại công thức, quy trình sản xuất, nguyên liệu đầu vào và kiểm nghiệm lại trước khi tiếp tục xin cấp phép.
Dịch vụ xin giấy phép sản xuất thực phẩm tại Gia Minh
Tư vấn điều kiện – khảo sát thực tế
Trước khi bắt tay vào xin giấy phép sản xuất thực phẩm, Gia Minh luôn bắt đầu bằng bước tư vấn chi tiết về điều kiện pháp lý: loại hình cơ sở, ngành nghề đăng ký, diện tích tối thiểu, yêu cầu về khu vực sản xuất – kho – vệ sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ môi trường… Tùy mô hình (hộ kinh doanh, công ty, xưởng gia công…), chúng tôi phân tích rõ những hạng mục cần đáp ứng, đồng thời kết hợp khảo sát thực tế mặt bằng, dây chuyền, thiết bị sẵn có để đề xuất phương án cải tạo, bổ sung phù hợp với quy định, tránh đầu tư lãng phí.
Thiết kế sơ đồ xưởng, quy trình sản xuất
Gia Minh hỗ trợ khách hàng xây dựng sơ đồ mặt bằng xưởng, phân luồng một chiều “nguyên liệu vào – sản phẩm ra”, tách biệt khu sạch – khu bẩn, kho nguyên liệu – kho thành phẩm… theo yêu cầu an toàn thực phẩm. Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ soạn quy trình sản xuất, quy trình vệ sinh, quy trình kiểm soát chất lượng cho từng nhóm sản phẩm, giúp cơ sở vừa đáp ứng hồ sơ cấp phép, vừa dễ dàng áp dụng vào vận hành thực tế.
Soạn toàn bộ hồ sơ theo quy định
Toàn bộ hồ sơ pháp lý và kỹ thuật sẽ được Gia Minh soạn thảo trọn gói: đơn đề nghị, bản thuyết minh cơ sở vật chất – trang thiết bị, danh mục máy móc – dụng cụ, danh mục sản phẩm, quy trình sản xuất – bảo quản, hồ sơ nhân sự phụ trách, hồ sơ kiểm nghiệm sản phẩm… Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin, giấy tờ cơ bản, mọi biểu mẫu và nội dung trình bày sẽ do đội ngũ chuyên viên của Gia Minh phụ trách.
Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước
Gia Minh thay mặt cơ sở nộp hồ sơ, theo dõi tình trạng xử lý, giải trình khi có yêu cầu bổ sung, sắp xếp lịch thẩm định thực tế tại cơ sở. Việc có đơn vị chuyên nghiệp trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước giúp khách hàng giảm áp lực, tiết kiệm thời gian, tránh lúng túng khi bị hỏi về quy định chuyên môn.
Bàn giao giấy phép tận nơi
Khi giấy phép sản xuất thực phẩm được cấp, Gia Minh sẽ nhận kết quả và bàn giao tận nơi, đồng thời hướng dẫn thêm về nghĩa vụ sau cấp phép: lưu hồ sơ, cập nhật thay đổi, kiểm tra định kỳ, hồ sơ công bố sản phẩm… để cơ sở yên tâm sản xuất, kinh doanh đúng quy định và hạn chế rủi ro thanh tra, xử phạt.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Cơ sở nhỏ có cần xin giấy phép không?
Dù là cơ sở nhỏ hay sản xuất quy mô gia đình, nếu sản phẩm đưa ra thị trường để kinh doanh, bán cho người tiêu dùng thì vẫn phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm và xin giấy phép theo quy định. Việc “làm nhỏ cho chắc” ngay từ đầu sẽ giúp cơ sở tránh bị xử phạt, đình chỉ khi bị kiểm tra đột xuất.
Bao lâu được kiểm tra lại?
Sau khi được cấp giấy phép, cơ quan quản lý có thể kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tùy kế hoạch và mức độ rủi ro của sản phẩm. Nếu cơ sở hoạt động ổn định, tuân thủ tốt, tần suất kiểm tra sẽ nhẹ nhàng hơn; ngược lại, nếu có phản ánh, khiếu nại hoặc vi phạm, tần suất và mức độ kiểm tra sẽ tăng lên.
Cần bao nhiêu nhân sự tối thiểu?
Không có con số “cứng” cho mọi mô hình, nhưng cơ sở cần bố trí ít nhất một người phụ trách an toàn thực phẩm có chứng chỉ hoặc giấy xác nhận kiến thức ATTP, cùng đội ngũ trực tiếp sản xuất được tập huấn cơ bản. Quy mô nhân sự phụ thuộc sản lượng và dây chuyền, Gia Minh sẽ tư vấn cụ thể cho từng trường hợp.
Kiểm nghiệm sản phẩm ở đâu đạt chuẩn?
Sản phẩm cần kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận hoặc đơn vị được cơ quan nhà nước chỉ định. Gia Minh sẽ giới thiệu các đơn vị kiểm nghiệm uy tín, hướng dẫn chỉ tiêu cần làm phù hợp từng nhóm sản phẩm, giúp kết quả được chấp nhận khi nộp hồ sơ xin giấy phép và hồ sơ công bố sản phẩm về sau.
Giấy phép sản xuất thực phẩm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố tạo dựng niềm tin với người tiêu dùng trong bối cảnh thực phẩm bẩn gia tăng. Khi cơ sở được cấp phép, doanh nghiệp có điều kiện phát triển bền vững và mở rộng thị trường. Dù thủ tục xin cấp giấy phép còn nhiều yêu cầu kỹ thuật và hồ sơ phức tạp, nhưng hoàn toàn có thể giải quyết nhanh khi có đơn vị tư vấn chuyên nghiệp hỗ trợ. Gia Minh cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước khảo sát, soạn hồ sơ đến khi nhận giấy phép chính thức. Chúng tôi luôn đảm bảo tính chính xác, minh bạch và thời gian hoàn thiện nhanh nhất theo quy định. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá phù hợp.