Dịch vụ đăng ký lưu hành sản phẩm hóa mỹ phẩm đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu và phân phối mỹ phẩm tại Việt Nam. Việc tuân thủ quy định của Bộ Y tế không chỉ giúp sản phẩm hợp pháp hóa trước khi đưa ra thị trường mà còn tạo dựng niềm tin với người tiêu dùng. Các sản phẩm hóa mỹ phẩm liên quan trực tiếp đến sức khỏe và làn da, vì vậy yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn chất lượng luôn được siết chặt. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình kiểm nghiệm, chuẩn hóa nhãn mác hoặc xây dựng hồ sơ công bố theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Gia Minh cung cấp giải pháp trọn gói nhằm hỗ trợ doanh nghiệp từ những bước đầu tiên cho đến khi sản phẩm được phê duyệt lưu hành. Với quy trình rõ ràng, chính xác và đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Gia Minh giúp rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo hồ sơ hợp lệ. Đây là lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp tự tin đưa mỹ phẩm ra thị trường một cách an toàn và đúng pháp lý.
Tổng quan về đăng ký lưu hành sản phẩm hóa mỹ phẩm
Đăng ký lưu hành sản phẩm hóa mỹ phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường một cách hợp pháp, minh bạch và tuân thủ đúng quy định của Bộ Y tế. Việc lưu hành mỹ phẩm được thực hiện dưới hình thức Công bố sản phẩm mỹ phẩm, theo chuẩn ASEAN Cosmetic Directive (ACD) và Thông tư 06/2011/TT-BYT. Đây là quy trình nhằm xác nhận rằng sản phẩm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về an toàn, chất lượng, thành phần và nhãn theo tiêu chuẩn ngành. Đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hoặc nhập khẩu hóa mỹ phẩm, việc đăng ký lưu hành là điều kiện tiên quyết để sản phẩm được phân phối trên thị trường Việt Nam, đặc biệt khi phân phối vào hệ thống siêu thị, nhà thuốc, thẩm mỹ viện hoặc sàn thương mại điện tử.
Thủ tục lưu hành hóa mỹ phẩm yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm phiếu kiểm nghiệm, bảng thành phần đầy đủ, tài liệu chứng minh công dụng nếu có, nhãn sản phẩm đúng chuẩn và các giấy tờ pháp lý liên quan. Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, tài liệu nước ngoài như CFS, COA, MSDS bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là bước nhằm đảm bảo sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế. Khi được cấp Số tiếp nhận công bố sản phẩm, doanh nghiệp được phép lưu hành mỹ phẩm trên toàn quốc mà không cần xin lại giấy phép cho từng lô hàng.
Tầm quan trọng của đăng ký lưu hành không chỉ nằm ở việc đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn ở việc nâng cao uy tín thương hiệu. Một sản phẩm được công bố hợp pháp sẽ tạo niềm tin cho người tiêu dùng, hạn chế rủi ro bị thu hồi, xử phạt hoặc đình chỉ lưu hành. Đồng thời, đây là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm sản phẩm luôn tuân thủ đúng tiêu chuẩn trong suốt quá trình phân phối. Vì vậy, đăng ký lưu hành hóa mỹ phẩm là bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện nhằm đảm bảo phát triển bền vững và an toàn trên thị trường.
Lưu hành mỹ phẩm là gì? Giá trị pháp lý đối với doanh nghiệp
Lưu hành mỹ phẩm là quá trình doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Đây là thủ tục xác nhận rằng sản phẩm tuân thủ đúng quy định về an toàn, thành phần, tiêu chuẩn kỹ thuật và nhãn theo Thông tư 06/2011/TT-BYT và ACD. Khi hoàn tất công bố, doanh nghiệp sẽ được cấp Số tiếp nhận công bố, đây là cơ sở pháp lý chứng minh sản phẩm được phép phân phối hợp pháp trên toàn quốc. Giá trị pháp lý của số công bố rất quan trọng, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro như bị thu hồi hàng hóa, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị cấm lưu hành. Đồng thời, việc công bố đầy đủ còn nâng cao uy tín thương hiệu, tạo sự tin tưởng từ khách hàng, đối tác và các kênh phân phối lớn. Đây là yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm hoạt động đúng pháp luật và bền vững.
Các loại hóa mỹ phẩm phải thực hiện công bố trước khi bán
Hầu hết các sản phẩm hóa mỹ phẩm đều bắt buộc phải công bố trước khi bán, bao gồm: sản phẩm chăm sóc da (kem dưỡng, serum, toner…), sản phẩm làm sạch (sữa rửa mặt, tẩy trang, sữa tắm, dầu gội), mỹ phẩm trang điểm, kem chống nắng, sản phẩm tẩy tế bào chết, mặt nạ, dung dịch vệ sinh, sản phẩm chăm sóc tóc, sản phẩm khử mùi, nước hoa và các chế phẩm lưu hương. Ngoài ra, các sản phẩm làm đẹp chứa hoạt chất đặc trị như AHA, BHA, Retinol hoặc sản phẩm có công dụng tẩy trắng, làm sáng da cũng phải thực hiện công bố theo đúng quy định. Tất cả các nhóm này đều được xếp vào danh mục mỹ phẩm và yêu cầu công bố trước khi phân phối.
Cơ quan quản lý mỹ phẩm: Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế
Cơ quan quản lý mỹ phẩm tại Việt Nam là Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế, đơn vị chịu trách nhiệm tiếp nhận, thẩm định và cấp số tiếp nhận công bố sản phẩm mỹ phẩm. Cục đồng thời ban hành các hướng dẫn về thành phần cấm – hạn chế, tiêu chuẩn kỹ thuật và quy chuẩn ghi nhãn mỹ phẩm theo ACD. Đối với doanh nghiệp sản xuất trong nước, hồ sơ thường được nộp qua Sở Y tế địa phương nhưng vẫn chịu sự kiểm tra của Cục Quản lý Dược. Cơ quan này cũng thực hiện hậu kiểm, kiểm tra chất lượng và giám sát thị trường để đảm bảo mỹ phẩm lưu hành đúng quy định.
Các nhóm mỹ phẩm phải đăng ký lưu hành
Mỹ phẩm là nhóm sản phẩm tác động trực tiếp lên da, tóc, cơ thể và sức khỏe người tiêu dùng, nên việc đăng ký lưu hành là quy trình bắt buộc theo quy định của Bộ Y tế và Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN (ACD). Tất cả sản phẩm mỹ phẩm, dù sản xuất trong nước hay nhập khẩu, đều phải thực hiện Công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi được phép phân phối. Việc đăng ký lưu hành giúp cơ quan quản lý kiểm soát thành phần, đảm bảo sản phẩm không chứa chất cấm, không vượt quá nồng độ cho phép và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn.
Quy định lưu hành áp dụng cho toàn bộ danh mục mỹ phẩm từ chăm sóc da, chăm sóc tóc, chăm sóc cơ thể, nước hoa đến các sản phẩm trang điểm hoặc vệ sinh cá nhân. Mỗi nhóm có tính chất khác nhau nhưng đều yêu cầu kiểm nghiệm thành phần, chuẩn hóa nhãn INCI, xây dựng PIF (Product Information File), đảm bảo chất lượng và tuân thủ đầy đủ quy định kỹ thuật. Với sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp phải bổ sung giấy ủy quyền POA và hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc đăng ký lưu hành không chỉ nhằm mục đích quản lý chất lượng mà còn bảo vệ người tiêu dùng khỏi rủi ro về kích ứng, hóa chất độc hại hoặc sản phẩm có khả năng gây ảnh hưởng sức khỏe. Bên cạnh đó, việc lưu hành mỹ phẩm đúng quy định giúp doanh nghiệp phân phối sản phẩm tại các kênh bán lẻ lớn như siêu thị, cửa hàng mỹ phẩm, nhà thuốc, spa và các sàn thương mại điện tử.
Dưới đây là ba nhóm mỹ phẩm phổ biến nhất bắt buộc phải thực hiện đăng ký lưu hành trước khi đưa ra thị trường.
Sản phẩm chăm sóc da: kem dưỡng, serum, toner…
Nhóm mỹ phẩm chăm sóc da là nhóm có số lượng lớn nhất và yêu cầu quản lý chặt chẽ nhất. Bao gồm: kem dưỡng, serum, toner, sữa rửa mặt, kem chống nắng, gel dưỡng ẩm, essence, mặt nạ, sản phẩm trị mụn, kem tái tạo, tẩy tế bào chết và các sản phẩm dưỡng da chuyên sâu. Những sản phẩm này tiếp xúc trực tiếp lên bề mặt da nên thành phần phải được kiểm soát nghiêm ngặt theo danh mục ASEAN.
Doanh nghiệp phải kiểm nghiệm thành phần để chứng minh sản phẩm không chứa chất cấm, không vượt nồng độ tối đa, đảm bảo an toàn khi sử dụng lâu dài. Nhãn INCI phải thể hiện đầy đủ thành phần theo thứ tự nồng độ. Nếu là sản phẩm nhập khẩu, hồ sơ cần có giấy ủy quyền POA và tài liệu kỹ thuật từ nhà sản xuất. Đây là nhóm mỹ phẩm buộc phải đăng ký lưu hành trước khi bán rộng rãi.
Sản phẩm chăm sóc tóc, cơ thể, nước hoa
Nhóm sản phẩm chăm sóc tóc và cơ thể bao gồm dầu gội, dầu xả, serum dưỡng tóc, thuốc uốn – duỗi – nhuộm, kem dưỡng thể, sữa tắm, lotion body, xà phòng, muối tắm và sản phẩm tẩy lông. Nước hoa – body mist cũng thuộc nhóm mỹ phẩm phải đăng ký lưu hành vì chứa hương liệu và dung môi có thể gây kích ứng nếu không kiểm soát đúng nồng độ.
Nhóm sản phẩm này yêu cầu hồ sơ công bố phải ghi rõ công thức, thành phần hương liệu (fragrance), chất bảo quản và các phụ gia đi kèm. Một số sản phẩm như thuốc nhuộm tóc, sản phẩm uốn – duỗi phải đặc biệt tuân thủ mức giới hạn hóa chất theo quy định của ACD.
Việc kiểm nghiệm tính an toàn, mức độ kích ứng và độ bền màu hương là bắt buộc trước khi sản phẩm được phép lưu hành. Nhãn sản phẩm phải thể hiện rõ ràng hướng dẫn sử dụng, cảnh báo và xuất xứ theo quy định Bộ Y tế.
Sản phẩm khử mùi – vệ sinh – tẩy rửa cá nhân
Nhóm sản phẩm khử mùi – vệ sinh – tẩy rửa cá nhân bao gồm lăn khử mùi, xịt khử mùi, dung dịch vệ sinh nam – nữ, sản phẩm vệ sinh cá nhân, gel rửa tay, kem đánh răng, nước súc miệng, dung dịch tẩy rửa da nhẹ và các sản phẩm kháng khuẩn không thuộc danh mục thuốc.
Những sản phẩm này phải được kiểm nghiệm về vi sinh, độ pH, hoạt chất sát khuẩn hoặc các thành phần dễ gây kích ứng. Do tiếp xúc trực tiếp với vùng nhạy cảm của cơ thể, sản phẩm phải tuân thủ nghiêm ngặt danh mục hóa chất được phép sử dụng.
Hồ sơ công bố phải có nhãn INCI, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo và thông tin nhà sản xuất – nhà nhập khẩu. Việc lưu hành giúp đảm bảo sản phẩm an toàn, đạt chuẩn và được phép phân phối rộng rãi trên thị trường.
Quy trình đăng ký lưu hành hóa mỹ phẩm
Quy trình đăng ký lưu hành hóa mỹ phẩm tại Việt Nam tuân theo bộ quy định quản lý mỹ phẩm ASEAN (ASEAN Cosmetic Directive – ACD) và Thông tư 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế. Đây là quy trình bắt buộc đối với tất cả các sản phẩm hóa mỹ phẩm lưu hành trong nước hoặc nhập khẩu. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ ban đầu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xét duyệt, đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Ngược lại, nếu hồ sơ sai quy định hoặc thiếu tài liệu kỹ thuật, quá trình công bố có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng do bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Quy trình đăng ký lưu hành mỹ phẩm gồm bốn bước chính: kiểm nghiệm chỉ tiêu an toàn, chuẩn hóa công thức và tiêu chuẩn cơ sở, chuẩn hóa nhãn theo Thông tư 06, và nộp hồ sơ công bố lên Cục Quản lý Dược hoặc Sở Y tế. Mỗi bước đều có các tiêu chí kỹ thuật chặt chẽ, đặc biệt là phần kiểm nghiệm và công thức sản phẩm, bởi đây là hai yếu tố quyết định sự an toàn của mỹ phẩm trước khi đến tay người tiêu dùng.
Một sản phẩm chỉ được coi là hợp lệ khi đáp ứng đúng danh mục chất cấm – chất hạn chế của ASEAN, có đầy đủ hồ sơ đánh giá an toàn và nhãn sản phẩm thể hiện rõ thông tin bắt buộc như thành phần, công dụng, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo và thông tin nhà sản xuất. Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa TCCS và kiểm nghiệm đúng chỉ tiêu là nền tảng quan trọng giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng.
Dưới đây là chi tiết từng bước trong quy trình đăng ký lưu hành hóa mỹ phẩm:
Kiểm nghiệm chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn ASEAN
Kiểm nghiệm mỹ phẩm là bước bắt buộc để chứng minh sản phẩm an toàn trước khi tiến hành công bố. Theo ASEAN Cosmetic Directive, mỹ phẩm phải được kiểm nghiệm các chỉ tiêu quan trọng gồm: vi sinh, kim loại nặng (As, Pb, Hg), và các chỉ tiêu chuyên ngành tùy vào từng loại sản phẩm. Báo cáo kiểm nghiệm phải do phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO 17025 hoặc được Bộ Y tế công nhận thực hiện để đảm bảo tính pháp lý.
Kết quả kiểm nghiệm phải khớp 100% với công thức sản phẩm và không chứa các chất cấm theo danh mục ACD. Nếu sản phẩm có chất hạn chế, doanh nghiệp phải đảm bảo hàm lượng nằm trong giới hạn cho phép. Báo cáo kiểm nghiệm là tài liệu không thể thiếu trong bộ hồ sơ công bố và ảnh hưởng trực tiếp đến việc hồ sơ có được tiếp nhận hay bị từ chối.
Chuẩn hóa công thức – thành phần – TCCS sản phẩm
Công thức mỹ phẩm phải được chuẩn hóa theo danh mục chất cấm, chất hạn chế và chất bảo quản được phép sử dụng theo quy định ASEAN. Doanh nghiệp cần xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) thể hiện rõ thành phần, tỷ lệ, chỉ tiêu chất lượng, phương pháp thử và yêu cầu về bao bì – nhãn mác. TCCS phải khớp hoàn toàn với phiếu kiểm nghiệm và nhãn sản phẩm, đồng thời phù hợp với bản mô tả công thức do nhà sản xuất cung cấp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải có Bảng đánh giá an toàn sản phẩm mỹ phẩm (Safety Assessment) do người có chuyên môn phù hợp thực hiện. Đây là yêu cầu quan trọng trong hồ sơ công bố theo ACD. Việc chuẩn hóa công thức và TCCS đảm bảo rằng mỹ phẩm được sản xuất trong điều kiện kiểm soát chất lượng rõ ràng và tuân thủ 100% pháp luật.
Chuẩn hóa nhãn mỹ phẩm theo Thông tư 06/2011/TT-BYT
Nhãn mỹ phẩm phải tuân thủ đúng 100% quy định của Thông tư 06/2011 và Nghị định 43/2017. Nhãn phải thể hiện: tên sản phẩm, tính năng, thành phần INCI, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo, định lượng, số lô – hạn dùng, thông tin nhà sản xuất, nhà nhập khẩu và xuất xứ. Với mỹ phẩm nhập khẩu, nhãn phụ tiếng Việt là bắt buộc.
Thông tin trên nhãn phải thống nhất với công thức và phiếu kiểm nghiệm. Nếu thiếu thông tin hoặc sai nội dung bắt buộc, hồ sơ công bố sẽ bị trả về ngay từ bước tiếp nhận. Việc chuẩn hóa nhãn giúp hồ sơ công bố được duyệt nhanh hơn và giảm nguy cơ xử phạt khi lưu thông.
Nộp hồ sơ công bố – theo dõi – nhận số tiếp nhận
Sau khi hoàn thiện toàn bộ tài liệu, doanh nghiệp nộp hồ sơ công bố lên Cục Quản lý Dược hoặc Sở Y tế qua hệ thống trực tuyến của Bộ Y tế. Hồ sơ sẽ được kiểm tra tính hợp lệ trong 3–7 ngày làm việc. Nếu đạt, doanh nghiệp sẽ được cấp số tiếp nhận công bố mỹ phẩm, cho phép sản phẩm chính thức được nhập khẩu – sản xuất – phân phối trên toàn quốc.
Việc theo dõi hồ sơ thường xuyên giúp xử lý nhanh yêu cầu bổ sung (nếu có), đảm bảo thời gian phê duyệt nhanh và chính xác.
Yêu cầu pháp lý đối với mỹ phẩm trước khi lưu hành
Mỹ phẩm là nhóm sản phẩm chịu sự quản lý chặt chẽ của Bộ Y tế và phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý trước khi được phép lưu hành trên thị trường. Không giống như thực phẩm hay hóa chất, mỹ phẩm không cần “cấp phép” theo nghĩa truyền thống, nhưng bắt buộc phải nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm (CFS) và được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi phân phối. Đây là điều kiện pháp lý bắt buộc cho mọi sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước.
Quy định pháp lý đối với mỹ phẩm dựa trên Thông tư 06/2011/TT-BYT, bộ tài liệu ASEAN Cosmetic Directive (ACD) và các tiêu chuẩn liên quan. Hồ sơ lưu hành mỹ phẩm phải thể hiện rõ ba nhóm yêu cầu: yêu cầu về doanh nghiệp, yêu cầu về sản phẩm, và yêu cầu về nhãn hàng hóa. Cơ quan chức năng sẽ không xem xét hồ sơ nếu doanh nghiệp không thuộc ngành nghề phù hợp, không có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc không chứng minh được tính an toàn của sản phẩm.
Sản phẩm mỹ phẩm lưu hành phải đáp ứng các quy định về thành phần, công thức, mức độ an toàn, nồng độ hoạt chất theo danh mục IFRA, EU Cosmetic Regulation và danh mục chất cấm/chất hạn chế của ASEAN. Việc kiểm nghiệm mỹ phẩm là bắt buộc nhằm chứng minh sản phẩm đạt tiêu chuẩn vi sinh, hóa lý và mức độ an toàn trước khi công bố.
Nhãn mỹ phẩm cũng là một trong những yêu cầu pháp lý quan trọng. Nhãn phải thể hiện đúng nội dung bắt buộc, thống nhất giữa nhãn gốc – nhãn phụ – hồ sơ công bố và tuân thủ đầy đủ các quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP. Thiếu hoặc sai bất kỳ nội dung nào cũng khiến hồ sơ công bố bị từ chối.
Tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý nói trên giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro nghiêm trọng như: bị phạt vi phạm hành chính, bị thu hồi sản phẩm, bị buộc tái công bố hoặc bị đình chỉ lưu hành. Đây là lý do doanh nghiệp mỹ phẩm cần hiểu rõ quy định trước khi chuẩn bị hồ sơ công bố.
Yêu cầu về doanh nghiệp: ngành nghề, giấy phép, ủy quyền
Doanh nghiệp muốn công bố và lưu hành mỹ phẩm phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý. Trước hết, ngành nghề đăng ký kinh doanh phải có mã ngành liên quan đến: bán buôn mỹ phẩm, bán lẻ mỹ phẩm, sản xuất mỹ phẩm, hoặc xuất nhập khẩu mỹ phẩm. Nếu là mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp phải có giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm (Authorization Letter) theo đúng mẫu ASEAN, được hợp pháp hóa lãnh sự và có thời hạn hiệu lực rõ ràng.
Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước, cơ sở sản xuất phải đáp ứng tiêu chuẩn GMP – ASEAN hoặc điều kiện cơ sở sản xuất mỹ phẩm theo quy định. Người chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải có hồ sơ pháp lý đầy đủ, bao gồm: Giấy phép kinh doanh, thông tin kho lưu trữ, địa chỉ doanh nghiệp và thông tin liên hệ chính thức.
Nếu thiếu một trong các tài liệu pháp lý này, hồ sơ công bố mỹ phẩm sẽ không được tiếp nhận.
Yêu cầu về sản phẩm: kiểm nghiệm – thành phần – công thức
Mỹ phẩm trước khi lưu hành bắt buộc phải được kiểm nghiệm tại đơn vị đủ chuẩn để đánh giá chỉ tiêu vi sinh, hóa lý và mức độ an toàn theo quy định của Bộ Y tế và ASEAN Cosmetic Directive. Thành phần sản phẩm phải tuân thủ:
- Danh mục chất cấm trong mỹ phẩm
- Danh mục chất hạn chế sử dụng
- Danh mục chất bảo quản – chất tạo màu – chất tạo hương
Công thức mỹ phẩm phải được trình bày đúng chuẩn ASEAN, bao gồm tỷ lệ phần trăm từng thành phần, chức năng và mức độ an toàn. Mọi tài liệu kỹ thuật phải thống nhất với kết quả kiểm nghiệm, nhãn sản phẩm và hồ sơ công bố.
Nếu thành phần không tuân thủ danh mục ASEAN, hồ sơ chắc chắn bị từ chối.
Yêu cầu về nhãn: ngôn ngữ – thành phần – cảnh báo
Nhãn mỹ phẩm phải thể hiện đầy đủ nội dung theo Thông tư 06/2011/TT-BYT và Nghị định 43/2017/NĐ-CP, bao gồm: tên sản phẩm, công dụng, thành phần INCI, định lượng, ngày sản xuất – hạn dùng, cảnh báo, số lô, tên và địa chỉ doanh nghiệp chịu trách nhiệm, xuất xứ, hướng dẫn sử dụng.
Toàn bộ nội dung bắt buộc phải được thể hiện bằng tiếng Việt, bao gồm cả nhãn phụ đối với mỹ phẩm nhập khẩu. Nội dung nhãn phải thống nhất hoàn toàn với hồ sơ công bố và công thức sản phẩm.
Nếu nhãn thiếu cảnh báo, thiếu thành phần INCI hoặc sai nhãn gốc, hồ sơ công bố sẽ bị trả lại hoặc yêu cầu chỉnh sửa.
Những lỗi thường khiến hồ sơ công bố mỹ phẩm bị từ chối
Hồ sơ công bố mỹ phẩm là thủ tục bắt buộc trước khi sản phẩm được lưu hành hợp pháp trên thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những loại hồ sơ dễ bị từ chối nhất do quy định pháp lý về mỹ phẩm rất chặt chẽ, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt từ công thức, thành phần, nhãn mác đến giấy tờ pháp lý. Chỉ một lỗi nhỏ trong biểu mẫu, nhãn hoặc thành phần cũng khiến hồ sơ bị trả về nhiều lần, gây chậm tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Điều đáng nói, phần lớn các lỗi đều xuất phát từ việc doanh nghiệp không nắm rõ danh mục chất cấm, danh mục chất hạn chế, quy chuẩn ghi nhãn hoặc yêu cầu pháp lý của Cục Quản lý dược.
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là công thức mỹ phẩm chứa thành phần cấm, chất bị hạn chế nồng độ hoặc sử dụng sai mục đích theo quy định ASEAN Cosmetic Directive. Nhiều sản phẩm nhập khẩu còn gặp lỗi khi thành phần không trùng khớp với tài liệu kỹ thuật hoặc bảng thành phần trên nhãn, dẫn đến hồ sơ bị đánh giá không phù hợp.
Bên cạnh công thức, nhãn mỹ phẩm là yếu tố dễ gây từ chối hồ sơ nhất. Các lỗi như thiếu thành phần, thiếu số lô, thiếu hạn dùng, thiếu tên – địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm hoặc sai cách ghi định lượng đều khiến hồ sơ bị trả lại. Đối với hàng nhập khẩu, thiếu nhãn phụ tiếng Việt hoặc nhãn phụ không khớp với bản công bố là lỗi rất phổ biến.
Ngoài ra, nhiều hồ sơ bị từ chối do thiếu giấy ủy quyền từ nhà sản xuất hoặc giấy ủy quyền không đúng mẫu quy định, không hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp không có ngành nghề phù hợp. Những lỗi này khiến hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý để được thẩm định.
Nhìn chung, để hồ sơ công bố mỹ phẩm được phê duyệt nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn hóa công thức, kiểm tra nhãn theo đúng quy định và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý ngay từ đầu. Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp hạn chế tối đa các lỗi thường gặp và rút ngắn thời gian công bố.
Công thức có thành phần cấm hoặc vượt nồng độ
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất khiến hồ sơ công bố mỹ phẩm bị từ chối là công thức chứa thành phần nằm trong danh mục chất cấm, hoặc sử dụng chất hạn chế vượt quá nồng độ tối đa cho phép theo quy định của ASEAN Cosmetic Directive. Các chất như corticoid, hydroquinone, paraben vượt mức, chất tẩy trắng mạnh hoặc chất bảo quản nằm trong danh mục hạn chế đều bị kiểm tra rất kỹ. Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu gặp lỗi vì bảng thành phần từ nhà sản xuất không khớp với tiêu chuẩn ASEAN hoặc thể hiện sai nồng độ hoạt chất. Khi cơ quan thẩm định phát hiện thành phần cấm hoặc vượt giới hạn, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh công thức hoặc đổi sang sản phẩm khác. Vì vậy, việc kiểm tra công thức kỹ lưỡng trước khi công bố là bắt buộc.
Nhãn sai quy định – thiếu thông tin quan trọng
Nhãn mỹ phẩm là một trong những phần dễ bị sai nhất khiến hồ sơ bị trả về. Theo quy định, nhãn phải thể hiện đầy đủ: tên sản phẩm, công dụng, thành phần (INCI), định lượng, số lô, hạn dùng, xuất xứ, cảnh báo, hướng dẫn sử dụng và thông tin đơn vị chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nhiều sản phẩm thiếu thành phần, thiếu hướng dẫn sử dụng, sai cách ghi định lượng (g/ ml), hoặc trình bày không theo thứ tự tiêu chuẩn. Hàng nhập khẩu thường gặp lỗi thiếu nhãn phụ tiếng Việt hoặc nhãn phụ không khớp với thông tin trên bản công bố. Nếu nhãn không thể hiện đầy đủ thông tin hoặc thể hiện sai, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại, kéo dài đáng kể thời gian công bố.
Hồ sơ pháp lý không phù hợp hoặc thiếu giấy ủy quyền
Hồ sơ pháp lý là cơ sở để xác định đơn vị nào chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Nhiều hồ sơ bị từ chối vì doanh nghiệp không có ngành nghề kinh doanh phù hợp, thiếu giấy ủy quyền từ nhà sản xuất hoặc giấy ủy quyền không đúng mẫu. Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, giấy ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự và nêu rõ phạm vi được quyền phân phối – công bố sản phẩm tại Việt Nam. Nếu thiếu nội dung hoặc sai hình thức, cơ quan thẩm định sẽ từ chối hồ sơ ngay từ đầu. Một số doanh nghiệp còn thiếu COA, tài liệu kỹ thuật hoặc tài liệu chứng minh nguồn gốc, khiến hồ sơ không đạt yêu cầu. Đảm bảo hồ sơ pháp lý chuẩn ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp tăng tỷ lệ phê duyệt.
Tham khảo thêm : Dịch vụ soạn thảo hợp đồng nhà thầu chính tại Cần Thơ
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh
Sử dụng dịch vụ lưu hành – công bố mỹ phẩm theo chuẩn ASEAN của Gia Minh mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp toàn diện, chuyên nghiệp và tối ưu về pháp lý, kỹ thuật lẫn chi phí. Trong bối cảnh thị trường mỹ phẩm ngày càng phát triển và chịu sự quản lý nghiêm ngặt theo ASEAN Cosmetic Directive (ACD), các thương hiệu mới hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm nghiệm, chuẩn hóa công thức, xây dựng PIF, SDS và hoàn thiện hồ sơ công bố. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro như sai thành phần, thiếu tài liệu, kiểm nghiệm không đúng chỉ tiêu hoặc bị trả hồ sơ nhiều lần. Gia Minh giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ các vấn đề này một cách hiệu quả và chính xác.
Lợi ích đầu tiên là Gia Minh có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu về pháp lý mỹ phẩm, giúp khách hàng rà soát toàn bộ thành phần theo danh mục chất cấm, chất hạn chế của ACD và quy định Bộ Y tế. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh nguy cơ sản phẩm chứa thành phần vượt mức cho phép hoặc không đạt tiêu chuẩn ASEAN. Bên cạnh đó, Gia Minh hỗ trợ gửi mẫu kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO 17025, đảm bảo kết quả hợp lệ và đúng chỉ tiêu mà cơ quan chức năng yêu cầu.
Thứ hai, Gia Minh chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ theo đúng biểu mẫu ASEAN và pháp luật Việt Nam, từ phiếu công bố, nhãn mác, PIF, SDS đến các tài liệu kỹ thuật liên quan. Hồ sơ được rà soát nhiều vòng giúp hạn chế tối đa rủi ro bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
Ngoài ra, quy trình xử lý nhanh – gọn – chính xác của Gia Minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đưa sản phẩm ra thị trường đúng tiến độ. Tất cả thủ tục có thể thực hiện từ xa, giúp doanh nghiệp ở mọi tỉnh thành đều sử dụng dịch vụ dễ dàng. Với sự chuyên nghiệp và trách nhiệm cao, Gia Minh là lựa chọn hàng đầu cho các thương hiệu mỹ phẩm muốn lưu hành sản phẩm nhanh – đúng – chuẩn – an toàn theo ASEAN.
Hỗ trợ kiểm nghiệm và chuẩn hóa công thức chuẩn ASEAN
Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp rá soát công thức và thành phần theo đúng danh mục chất cấm, chất hạn chế và giới hạn nồng độ trong ASEAN Cosmetic Directive (ACD). Đây là bước đặc biệt quan trọng giúp xác định xem sản phẩm có đủ điều kiện lưu hành hay không. Nhiều doanh nghiệp tự làm thường gặp sai sót khi không đối chiếu thành phần theo INCI, không nắm rõ quy định về chất bảo quản, hương liệu hoặc tỷ lệ hoạt chất. Gia Minh giúp kiểm tra chi tiết, từ đó chỉnh sửa hoặc đề xuất điều chỉnh thành phần để sản phẩm phù hợp chuẩn ASEAN. Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ gửi mẫu kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO 17025, đảm bảo kết quả hợp lệ và đủ chỉ tiêu theo quy định. Việc chuẩn hóa công thức và kiểm nghiệm đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị trả hồ sơ hoặc phải kiểm nghiệm lại nhiều lần.
Hồ sơ chuẩn – hạn chế rủi ro trả kết quả
Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh là hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ lần đầu, hạn chế tối đa sai sót khiến cơ quan chức năng trả lại kết quả. Hồ sơ mỹ phẩm theo chuẩn ASEAN yêu cầu nhiều tài liệu kỹ thuật phức tạp như PIF, SDS, COA, CFS (đối với sản phẩm nhập khẩu) và các biểu mẫu theo Nghị định 93/2016 hoặc văn bản hiện hành. Nếu doanh nghiệp tự làm, chỉ cần thiếu một tài liệu hoặc điền sai thông tin nhỏ cũng khiến hồ sơ không được duyệt. Gia Minh kiểm tra kỹ từng phần: thành phần, nhãn mác, chỉ tiêu kiểm nghiệm, mẫu biểu và toàn bộ tài liệu pháp lý. Nhờ đó, tỷ lệ hồ sơ hợp lệ luôn cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.
Xử lý nhanh – chi phí tối ưu – hỗ trợ trọn gói
Gia Minh áp dụng quy trình làm việc tinh gọn, cho phép xử lý hồ sơ nhanh, phù hợp doanh nghiệp cần đưa sản phẩm ra thị trường sớm. Tùy nhu cầu, hồ sơ có thể hoàn thiện trong thời gian rút ngắn nhưng vẫn đảm bảo đúng pháp luật. Giá dịch vụ luôn được tính toán minh bạch, tối ưu theo từng nhóm sản phẩm, không phát sinh ngoài báo giá. Toàn bộ quy trình từ tư vấn – kiểm nghiệm – xây dựng PIF – công bố – lưu hành đều được thực hiện trọn gói, giúp doanh nghiệp không phải đi lại nhiều và tiết kiệm chi phí nhân sự. Ngoài ra, Gia Minh hỗ trợ toàn quốc, đặc biệt thuận tiện cho doanh nghiệp ở xa, chỉ cần cung cấp hồ sơ qua Zalo – Email. Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào sản xuất và kinh doanh mà vẫn đảm bảo sản phẩm được lưu hành đúng chuẩn ASEAN.
Chi phí đăng ký lưu hành mỹ phẩm
Chi phí đăng ký lưu hành mỹ phẩm được xác định dựa trên nhiều yếu tố như loại sản phẩm, chỉ tiêu kiểm nghiệm, tài liệu kỹ thuật, mức độ phức tạp của công thức và tình trạng hồ sơ ban đầu của doanh nghiệp. Mỗi dòng mỹ phẩm như kem dưỡng, serum, mặt nạ, dầu gội, nước hoa, sản phẩm trang điểm hay sản phẩm chăm sóc cá nhân đều có yêu cầu kiểm nghiệm và tiêu chuẩn công bố khác nhau. Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm rất dễ gặp sai sót trong việc xác định chỉ tiêu cần kiểm nghiệm, dẫn đến cần thử nghiệm lại hoặc bổ sung tài liệu, làm tăng chi phí xử lý hồ sơ.
Ngoài ra, mỹ phẩm nhập khẩu còn phát sinh thêm chi phí dịch thuật tài liệu, hợp pháp hóa lãnh sự CFS, MSDS hoặc COA từ nước ngoài. Những hồ sơ không đúng định dạng hoặc thiếu nội dung kỹ thuật sẽ bị Bộ Y tế yêu cầu bổ sung, gây tốn thời gian và chi phí chỉnh sửa. Vì vậy, việc ước tính chi phí đăng ký lưu hành mỹ phẩm cần dựa trên tình trạng hồ sơ thực tế và mức độ yêu cầu pháp lý của từng loại sản phẩm.
Đối với doanh nghiệp mong muốn xử lý hồ sơ nhanh hoặc sản phẩm có công thức đặc biệt, chi phí có thể cao hơn do cần kiểm nghiệm mở rộng hoặc soạn thảo tài liệu chuyên sâu. Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên. Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp nhập khẩu muốn đưa mỹ phẩm ra thị trường đúng thời hạn và đúng quy định.
Chi phí kiểm nghiệm – chỉ tiêu bắt buộc
Chi phí kiểm nghiệm mỹ phẩm phụ thuộc vào loại sản phẩm và chỉ tiêu cần thử nghiệm. Với các sản phẩm cơ bản như kem dưỡng, sữa rửa mặt, toner…, mức kiểm nghiệm thường dao động từ 1.200.000 – 2.500.000đ tùy số lượng chỉ tiêu như pH, vi sinh, kim loại nặng, chỉ tiêu an toàn và hiệu năng. Những sản phẩm đặc thù như serum đặc trị, kem nám, sản phẩm peel da hoặc mỹ phẩm thiên nhiên có thể cần kiểm nghiệm mở rộng, chi phí từ 2.500.000 – 4.500.000đ. Ngoài ra, một số sản phẩm nhập khẩu yêu cầu bổ sung COA, MSDS hoặc kiểm nghiệm xác minh lại tại Việt Nam nếu tài liệu nước ngoài không đủ điều kiện pháp lý, khiến tổng chi phí tăng cao hơn. Đây là khoản chi phí trọng yếu và bắt buộc để hồ sơ công bố được chấp nhận.
Chi phí công bố mỹ phẩm – phí nhà nước
Phí công bố mỹ phẩm theo quy định của Bộ Y tế thường dao động từ 500.000 – 1.000.000đ/sản phẩm tùy số lượng hồ sơ nộp và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu. Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật tài liệu kỹ thuật, đặc biệt là CFS và bảng thành phần INCI. Ngoài lệ phí nhà nước, chi phí soạn thảo bản công bố cũng phụ thuộc vào độ phức tạp của công thức, danh mục thành phần và tiêu chuẩn kỹ thuật. Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu giúp giảm thiểu yêu cầu bổ sung và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Chi phí dịch vụ trọn gói – hồ sơ khó – xử lý nhanh
Đối với doanh nghiệp cần xử lý hồ sơ nhanh hoặc sản phẩm có công thức phức tạp, chi phí dịch vụ trọn gói thường dao động từ 2.500.000 – 6.000.000đ/sản phẩm tùy mức độ khó. Gói trọn gói bao gồm: kiểm nghiệm, dịch thuật, soạn thảo bản công bố, chuẩn hóa nhãn, nộp hồ sơ và theo dõi đến khi có số tiếp nhận. Hồ sơ khó như mỹ phẩm đặc trị, sản phẩm chứa hoạt chất nhạy cảm hoặc nhập khẩu từ thị trường không quen thuộc có thể phát sinh thêm chi phí thẩm định. Dịch vụ xử lý nhanh giúp rút ngắn thời gian từ 5–7 ngày và đảm bảo hồ sơ hợp lệ 100%.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
Để đăng ký lưu hành sản phẩm hóa mỹ phẩm đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm và tài liệu kỹ thuật theo biểu mẫu ASEAN. Mỗi nhóm tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh năng lực pháp lý của doanh nghiệp, nguồn gốc sản phẩm, thành phần, mức độ an toàn và tính tuân thủ theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế. Việc chuẩn bị thiếu hoặc sai tài liệu có thể khiến hồ sơ bị trả lại, làm kéo dài thời gian cấp số công bố và ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối sản phẩm. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ từng hạng mục để triển khai đúng ngay từ đầu.
Hồ sơ pháp lý giúp xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện kinh doanh hoặc nhập khẩu mỹ phẩm theo quy định. Hồ sơ sản phẩm là phần cốt lõi, gồm các tài liệu chứng minh thành phần, tiêu chuẩn và độ an toàn của mỹ phẩm. Trong khi đó, tài liệu kỹ thuật theo chuẩn ASEAN là yêu cầu bắt buộc để minh bạch toàn bộ thông tin liên quan đến công thức và đánh giá an toàn sản phẩm. Sự kết hợp đầy đủ ba nhóm tài liệu này sẽ đảm bảo hồ sơ công bố được tiếp nhận thuận lợi và doanh nghiệp được phép lưu hành sản phẩm trên thị trường toàn quốc.
Hồ sơ pháp lý: giấy phép, mã ngành, giấy ủy quyền
Hồ sơ pháp lý là bước đầu tiên và bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký lưu hành mỹ phẩm. Doanh nghiệp cần chuẩn bị: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã ngành mỹ phẩm phù hợp (thường là 4649, 2023 hoặc 4772 tùy loại hình), giấy phép sản xuất đối với doanh nghiệp sản xuất trong nước và hợp đồng – giấy ủy quyền (Power of Attorney) đối với mỹ phẩm nhập khẩu. Giấy ủy quyền phải được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu thương hiệu cấp, cho phép doanh nghiệp đứng tên công bố và phân phối mỹ phẩm tại Việt Nam. Tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Hồ sơ pháp lý đầy đủ sẽ chứng minh doanh nghiệp đủ năng lực kinh doanh và là chủ thể hợp lệ trong quá trình công bố sản phẩm.
Hồ sơ sản phẩm: test report, thành phần, bao bì
Hồ sơ sản phẩm bao gồm các tài liệu kỹ thuật chứng minh độ an toàn và chất lượng mỹ phẩm. Doanh nghiệp cần cung cấp phiếu kiểm nghiệm (test report) theo chỉ tiêu an toàn như kim loại nặng, vi sinh, độ pH…; bảng thành phần (ingredient list) đầy đủ và đúng tỷ lệ; thông tin công thức theo quy chuẩn ACD; mẫu nhãn hoặc bao bì dự kiến thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc; và catalog hoặc mô tả sản phẩm. Đối với sản phẩm nhập khẩu, cần bổ sung COA, CFS và MSDS. Những tài liệu này giúp cơ quan quản lý đánh giá tính an toàn của mỹ phẩm trước khi cấp số lưu hành.
Tài liệu kỹ thuật theo biểu mẫu ASEAN
Tài liệu kỹ thuật theo biểu mẫu ASEAN (Product Information File – PIF) là yêu cầu cốt lõi đối với mỹ phẩm khi đăng ký lưu hành. Bộ PIF bao gồm: phần mô tả sản phẩm, công thức định tính – định lượng, tiêu chuẩn chất lượng và phương pháp thử, CPSR (Cosmetic Product Safety Report) – báo cáo đánh giá an toàn sản phẩm, tài liệu về quy trình sản xuất, và dữ liệu thử nghiệm – chứng minh công dụng nếu có. Đây là bộ hồ sơ kỹ thuật giúp cơ quan quản lý kiểm tra toàn diện mức độ an toàn của mỹ phẩm. Việc chuẩn bị PIF đúng chuẩn giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh và giảm tối đa rủi ro bị yêu cầu bổ sung.
Quy trình Gia Minh hỗ trợ công bố mỹ phẩm
Quy trình công bố mỹ phẩm tại Gia Minh được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn ASEAN (ACD) và quy định của Bộ Y tế, đảm bảo mỗi sản phẩm đều được xử lý đúng pháp lý, đúng thành phần và đúng chuẩn kỹ thuật. Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp từ thương hiệu mới cho đến các tập đoàn lớn, Gia Minh hiểu rõ từng yêu cầu liên quan đến công thức, thành phần, nhãn INCI và hồ sơ pháp lý của mỹ phẩm trong nước lẫn nhập khẩu.
Quy trình hỗ trợ gồm ba giai đoạn chính: tiếp nhận – phân loại – tư vấn tiêu chuẩn, soạn hồ sơ – kiểm nghiệm – nộp công bố, và bàn giao số tiếp nhận – hỗ trợ sau công bố. Mỗi giai đoạn được phụ trách bởi đội ngũ chuyên viên có chuyên môn về dược mỹ phẩm, pháp lý và kiểm nghiệm để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối trước khi hồ sơ được nộp lên Cục Quản lý Dược.
Gia Minh đặc biệt chú trọng việc kiểm tra thành phần và nhãn INCI ngay từ bước đầu tiên. Điều này giúp phát hiện sớm các hoạt chất cấm, chất vượt nồng độ hoặc thành phần không phù hợp với quy định ASEAN – nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ công bố bị trả về. Ngoài ra, Gia Minh còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ POA, hợp pháp hóa lãnh sự, tiêu chuẩn cơ sở và PIF đối với sản phẩm nhập khẩu.
Bằng quy trình rõ ràng, khoa học và cập nhật pháp lý liên tục, Gia Minh giúp rút ngắn thời gian công bố, đảm bảo sản phẩm nhanh chóng có số tiếp nhận và được phép lưu hành hợp pháp trên toàn quốc.
Tiếp nhận – phân loại sản phẩm – tư vấn tiêu chuẩn
Gia Minh tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp qua Zalo, email hoặc trực tiếp, bao gồm dạng sản phẩm, công thức, mục đích sử dụng và nguồn gốc (sản xuất trong nước hoặc nhập khẩu). Dựa trên dữ liệu này, chuyên viên sẽ phân loại sản phẩm theo đúng nhóm mỹ phẩm: chăm sóc da, chăm sóc tóc, make-up, nước hoa, sản phẩm vệ sinh… để áp dụng quy định phù hợp.
Tiếp theo, Gia Minh kiểm tra thành phần theo danh mục ASEAN để đảm bảo không có chất cấm hoặc hoạt chất vượt giới hạn. Nếu sản phẩm nhập khẩu, chuyên viên tư vấn thêm yêu cầu về POA – hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu kỹ thuật, CO, CQ và nhãn INCI.
Doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn chi tiết tiêu chuẩn cần đáp ứng, chỉ tiêu kiểm nghiệm, cách chuẩn hóa nhãn và những lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu lập hồ sơ công bố.
Soạn hồ sơ, kiểm nghiệm, nộp công bố – xử lý phản hồi
Ở giai đoạn này, Gia Minh tiến hành kiểm nghiệm thành phần mỹ phẩm theo quy định ACD nhằm xác minh độ an toàn, hoạt chất và chỉ tiêu cần thiết. Song song đó, đội ngũ pháp lý soạn toàn bộ hồ sơ công bố: Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, tiêu chuẩn cơ sở, nhãn INCI, giấy ủy quyền POA (nếu là hàng nhập khẩu) và tài liệu kỹ thuật liên quan.
Hồ sơ sau khi hoàn thiện sẽ được Gia Minh đại diện doanh nghiệp nộp trực tuyến lên hệ thống của Cục Quản lý Dược. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh, chuyên viên sẽ xử lý phản hồi nhanh chóng để đảm bảo hồ sơ được duyệt trong thời gian ngắn nhất.
Đây là giai đoạn quan trọng vì chỉ cần lỗi nhỏ cũng khiến hồ sơ bị trả lại. Gia Minh kiểm tra kỹ lưỡng để hạn chế sai sót.
Bàn giao số tiếp nhận – hướng dẫn sử dụng – cập nhật quy định mới
Sau khi hồ sơ được duyệt, Gia Minh bàn giao số tiếp nhận công bố mỹ phẩm cho doanh nghiệp dưới dạng bản mềm và bản cứng (nếu cần). Đồng thời, chuyên viên hướng dẫn cách sử dụng số công bố đúng quy định, cách in nhãn theo tiêu chuẩn Bộ Y tế và cách chuẩn bị hồ sơ cho các sản phẩm cùng dòng.
Gia Minh còn hỗ trợ theo dõi các thay đổi pháp lý mới trong ngành mỹ phẩm, cảnh báo khi có danh mục chất cấm mới hoặc quy định cập nhật từ ASEAN. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm sản xuất – nhập khẩu – phân phối mỹ phẩm theo đúng pháp luật và không gặp rủi ro khi kiểm tra thị trường.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Trong quá trình chuẩn bị công bố và lưu hành mỹ phẩm, doanh nghiệp – đặc biệt là các đơn vị nhập khẩu, phân phối và sản xuất – thường gặp nhiều thắc mắc liên quan đến thủ tục pháp lý, thời gian xử lý và thời hạn hiệu lực của số tiếp nhận công bố. Việc hiểu rõ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh sai sót, chủ động hơn trong kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường và hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ bị trả về. Mỹ phẩm là nhóm hàng chịu sự quản lý chặt chẽ theo ASEAN Cosmetic Directive và Thông tư 06/2011/TT-BYT, do đó mọi thủ tục đều phải thực hiện chính xác, đặc biệt ở các phần: công thức, kiểm nghiệm, nhãn sản phẩm và hồ sơ ủy quyền đối với hàng nhập khẩu.
Ba câu hỏi dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất khi doanh nghiệp bắt đầu tiến hành công bố mỹ phẩm: mỹ phẩm nhập khẩu có bắt buộc phải công bố hay không; số tiếp nhận công bố có thời hạn hiệu lực bao lâu; và thời gian để hoàn tất thủ tục công bố là bao nhiêu ngày. Những nội dung này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ nhập hàng, sản xuất lô đầu tiên, kế hoạch marketing, cũng như việc phân phối sản phẩm trên thị trường. Hiểu rõ quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo lợi thế cạnh tranh vì sản phẩm được tung ra thị trường sớm và hợp pháp.
Dưới đây là phần giải đáp chi tiết cho từng câu hỏi:
Mỹ phẩm nhập khẩu có cần công bố không?
Tất cả mỹ phẩm nhập khẩu vào Việt Nam bắt buộc phải công bố trước khi được thông quan và lưu hành trên thị trường. Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỹ phẩm nhập khẩu chỉ được phép phân phối khi đã có số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm do Cục Quản lý Dược hoặc Sở Y tế cấp (tùy doanh nghiệp đứng tên công bố).
Doanh nghiệp nhập khẩu phải chuẩn bị: giấy ủy quyền (LOA) từ nhà sản xuất, Certificate of Free Sale (CFS), phiếu kiểm nghiệm, nhãn sản phẩm, công thức đầy đủ và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Nếu không công bố, sản phẩm bị coi là lưu hành trái phép và có thể bị xử phạt theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP, bao gồm phạt tiền, tịch thu hàng hoặc buộc tiêu hủy.
Số công bố có thời hạn bao lâu?
Theo quy định hiện hành, số tiếp nhận công bố mỹ phẩm không có thời hạn, nghĩa là hiệu lực vô thời hạn trừ khi doanh nghiệp thay đổi thông tin quan trọng như thành phần, công dụng, dạng sản phẩm, đơn vị chịu trách nhiệm lưu hành hoặc thông tin nhà sản xuất. Khi có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện công bố lại để cập nhật đúng hồ sơ.
Mặc dù số công bố không hết hạn, cơ quan quản lý vẫn có quyền hậu kiểm bất kỳ lúc nào. Doanh nghiệp phải lưu trữ bộ hồ sơ công bố tối thiểu 3–5 năm tùy loại và chịu trách nhiệm về chất lượng – tính an toàn của sản phẩm trong suốt thời gian lưu hành. Nếu phát hiện sai lệch so với hồ sơ đã công bố, số tiếp nhận có thể bị thu hồi.
Công bố mỹ phẩm mất bao lâu?
Thời gian công bố mỹ phẩm phụ thuộc vào mức độ đầy đủ và chính xác của hồ sơ. Nếu hồ sơ được chuẩn bị đúng chuẩn, thời gian xét duyệt thường từ 3–7 ngày làm việc. Mỹ phẩm là nhóm hàng không cần thẩm định chuyên sâu, nên quy trình xử lý tương đối nhanh so với các ngành như thực phẩm hay thiết bị y tế.
Tuy nhiên, nếu hồ sơ thiếu giấy ủy quyền, công thức không đúng chuẩn ASEAN, kiểm nghiệm sai chỉ tiêu hoặc nhãn chưa đúng Thông tư 06, hồ sơ có thể bị trả về và kéo dài thêm 1–3 tuần, thậm chí lâu hơn. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tung sản phẩm ra thị trường.
Dịch vụ đăng ký lưu hành sản phẩm hóa mỹ phẩm là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý trước khi phân phối sản phẩm ra thị trường. Khi hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí và tránh các rủi ro liên quan đến việc bị trả hồ sơ. Gia Minh mang đến dịch vụ trọn gói, bao gồm kiểm nghiệm, chuẩn hóa nhãn và lập hồ sơ theo đúng quy định ASEAN – Bộ Y tế. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng và chính xác. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc cho sản phẩm, tạo niềm tin với người tiêu dùng. Gia Minh luôn đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp từ bước tư vấn đến khi hoàn thành công bố. Đây là giải pháp tin cậy cho mọi đơn vị sản xuất và phân phối mỹ phẩm.