Đăng ký mã vạch GS1 là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh sản phẩm trước khi đưa hàng hóa ra thị trường. Mã vạch GS1 giúp quản lý hàng hóa thuận tiện, minh bạch và đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc đăng ký, cập nhật thông tin và quản lý mã sản phẩm theo quy định. Việc thực hiện sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến việc mã không hợp lệ, gây ảnh hưởng đến quá trình phân phối hàng hóa. Gia Minh mang đến dịch vụ hỗ trợ trọn gói cho doanh nghiệp từ bước đăng ký đến khi triển khai thực tế. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong mọi thủ tục.
Mã vạch GS1 là gì? Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký?
Khái niệm mã vạch GS1 theo tiêu chuẩn quốc tế
Mã vạch GS1 là hệ thống mã số – mã vạch thống nhất trên toàn cầu, được điều hành bởi tổ chức GS1 (mạng lưới hoạt động tại hơn 100 quốc gia). Đây là bộ tiêu chuẩn quốc tế dùng để nhận diện sản phẩm, doanh nghiệp, địa điểm, đơn hàng, lô hàng… một cách duy nhất trên phạm vi toàn thế giới.
Về bản chất, mỗi mã GS1 (GTIN, GLN…) là một “chứng minh thư” của đối tượng trong chuỗi cung ứng: khi quét mã vạch hoặc mã QR GS1, hệ thống sẽ nhận diện chính xác sản phẩm nào, của doanh nghiệp nào, thuộc lô nào, đóng gói ra sao… Hệ thống GS1 được tích hợp sâu vào quy trình bán lẻ, kho vận, thương mại điện tử, siêu thị, xuất nhập khẩu. Do đó, nếu sản phẩm muốn “bước vào” các kênh phân phối hiện đại thì gần như bắt buộc phải sử dụng mã số – mã vạch theo chuẩn GS1.
Lợi ích của mã vạch GS1 đối với doanh nghiệp
Việc đăng ký và sử dụng mã vạch GS1 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Trước hết, tăng tính nhận diện và chuyên nghiệp của sản phẩm: mã vạch sạch, đúng chuẩn là “tín hiệu” cho thấy doanh nghiệp làm ăn bài bản, dễ dàng được các siêu thị, sàn thương mại điện tử, chuỗi cửa hàng chấp nhận.
Thứ hai, mã GS1 hỗ trợ mạnh trong quản lý kho, bán hàng và truy xuất nguồn gốc: hệ thống POS, phần mềm ERP, phần mềm bán lẻ đều đọc được chuẩn GS1, giúp kiểm soát tồn kho, hạn sử dụng, lô hàng nhanh chóng, hạn chế nhầm lẫn khi nhập – xuất hàng.
Thứ ba, với xu hướng truy xuất nguồn gốc, đặc biệt trong thực phẩm, nông sản, dược – mỹ phẩm, việc gắn mã GS1 kết hợp mã QR chuẩn giúp người tiêu dùng dễ kiểm tra thông tin, tăng niềm tin, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng thương hiệu bền vững.
Những trường hợp bắt buộc phải đăng ký mã vạch
Trên thực tế, không phải mọi sản phẩm đều bắt buộc phải có mã vạch GS1 để lưu hành, nhưng trong nhiều trường hợp, việc đăng ký trở thành điều kiện gần như “bắt buộc” nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kênh phân phối. Cụ thể:
Sản phẩm muốn vào siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, cửa hàng mẹ & bé, nhà thuốc, hệ thống bán lẻ hiện đại: gần như 100% yêu cầu mã GS1;
Sản phẩm bán trên các sàn thương mại điện tử lớn (Shopee Mall, Lazada Mall, Tiki, Amazon…) thường yêu cầu khai báo mã GTIN chuẩn để đồng bộ dữ liệu;
Sản phẩm phục vụ xuất khẩu, đặc biệt vào các thị trường khó tính, cần chuẩn hóa mã số mã vạch để đối tác chấp nhận.
Ngoài ra, các doanh nghiệp có định hướng phát triển thương hiệu bài bản nên chủ động đăng ký mã GS1 ngay từ đầu để tránh phải đổi mã, đổi nhãn về sau.
Các loại mã GS1 doanh nghiệp có thể đăng ký
Mã doanh nghiệp GS1 (GLN)
GLN (Global Location Number) là Mã địa điểm/đơn vị GS1, dùng để nhận dạng duy nhất một thực thể trong chuỗi cung ứng: doanh nghiệp, chi nhánh, kho hàng, cửa hàng, điểm giao nhận… Khi doanh nghiệp đăng ký thành viên GS1, mã doanh nghiệp chính là “gốc” để tạo ra các mã khác (GTIN, SSCC…).
Mã GLN giúp các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, hệ thống quản lý kho – logistics xác định chính xác đơn vị nào, ở đâu đang tham gia giao dịch. Ví dụ: cùng một công ty nhưng có nhiều kho tại các tỉnh, mỗi kho sẽ có một GLN riêng để phục vụ quản lý nhập – xuất, giao nhận. Trong các hệ thống EDI, hóa đơn điện tử, hợp đồng chuỗi cung ứng, GLN giúp đồng bộ thông tin, giảm nhầm lẫn và rút ngắn thời gian xử lý.
Mã sản phẩm GTIN – mã thương phẩm toàn cầu
GTIN (Global Trade Item Number) là mã số thương phẩm toàn cầu – loại mã phổ biến nhất khi nói về “mã vạch sản phẩm”. Đây là dãy số dùng để nhận dạng duy nhất từng đơn vị hàng hóa được bán, lưu kho, định giá… GTIN có nhiều cấu trúc (GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, GTIN-14), trong đó mã 13 số (EAN-13) được sử dụng rất rộng rãi tại Việt Nam.
Khi doanh nghiệp đã có mã doanh nghiệp GS1, từ “gốc” này có thể cấp phát GTIN riêng cho từng mã sản phẩm, từng quy cách đóng gói (hộp, lốc, thùng…). Mỗi GTIN chỉ gắn với một sản phẩm cụ thể, giúp hệ thống bán hàng, kho vận, siêu thị nhận diện chính xác. Đây là mã bắt buộc nếu muốn đưa sản phẩm lên kệ siêu thị, sàn thương mại điện tử chuẩn, hoặc kết nối với hệ thống quản lý hiện đại.
Mã đơn vị đo lường, mã địa điểm, mã container
Ngoài GLN và GTIN, hệ thống GS1 còn nhiều loại mã phục vụ quản lý sâu chuỗi cung ứng:
Mã đơn vị đo lường, mã đơn vị hậu cần (Logistic Unit – SSCC): dùng để đánh dấu pallet, thùng hàng, kiện hàng trong vận chuyển và lưu kho. Nhờ SSCC, doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển có thể theo dõi đường đi của từng đơn vị hậu cần, giảm thất lạc, nhầm lẫn.
Mã địa điểm chi tiết (cấp kho, kệ, vị trí): giúp các hệ thống WMS (quản lý kho) bố trí và truy xuất vị trí hàng hóa chính xác.
Mã container, mã lô, mã số seri: dùng cho hàng xuất khẩu, thiết bị có số seri riêng, sản phẩm cần quản lý theo lô sản xuất, hạn sử dụng (rất quan trọng trong dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm).
Việc kết hợp nhiều loại mã GS1 trong cùng hệ thống giúp doanh nghiệp xây dựng chuỗi truy xuất nguồn gốc – logistics – bán hàng khép kín, minh bạch, phù hợp xu hướng số hóa và hội nhập quốc tế.
Hồ sơ đăng ký mã vạch GS1 theo quy định 2025
Điều kiện doanh nghiệp cần chuẩn bị
Trước khi nghĩ đến việc nộp hồ sơ đăng ký mã vạch GS1, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản. Trước hết, phải là tổ chức/hộ kinh doanh/doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam, có mã số thuế còn hiệu lực. Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ nhóm sản phẩm, số lượng sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch, để lựa chọn gói đầu mã (số lượng mã) phù hợp, tránh vừa thiếu vừa lãng phí.
Bên cạnh đó, nội bộ doanh nghiệp nên bố trí người phụ trách mã số mã vạch, có khả năng quản lý dữ liệu sản phẩm, sử dụng hệ thống GS1, phối hợp với bộ phận kho – bán hàng – marketing trong việc in ấn, kiểm soát mã vạch trên bao bì. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn thông tin chuẩn về sản phẩm (tên, quy cách, trọng lượng, đơn vị tính, nhóm hàng, thương hiệu…) để khi được cấp mã doanh nghiệp có thể triển khai gán mã sản phẩm GTIN nhanh chóng, tránh phải sửa đổi nhiều lần.
Bộ hồ sơ đăng ký mã vạch GS1 đầy đủ
Bộ hồ sơ đăng ký mã vạch GS1 gửi đến tổ chức GS1 Việt Nam thường bao gồm:
Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu, ghi rõ loại mã đăng ký, thông tin doanh nghiệp, người liên hệ.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hộ kinh doanh hoặc quyết định thành lập (đối với đơn vị sự nghiệp).
Bản đăng ký danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch (nếu có), để làm căn cứ tư vấn gói mã phù hợp.
Hợp đồng hoặc giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị dịch vụ như Gia Minh thực hiện).
Trường hợp doanh nghiệp đăng ký lần đầu, cần điền đầy đủ thông tin trên biểu mẫu, chú ý tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email chính xác để làm tài khoản trên hệ thống GS1. Hồ sơ có thể nộp trực tuyến kèm bản scan hoặc nộp trực tiếp/bưu điện tùy hướng dẫn từng thời điểm. Chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu, đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, hạn chế bị yêu cầu bổ sung.
Lệ phí và chi phí duy trì mã vạch GS1
Khi đăng ký mã vạch GS1, doanh nghiệp cần lưu ý có hai loại chi phí cơ bản:
Phí cấp mới/đăng ký sử dụng mã số mã vạch (nộp một lần khi đăng ký đầu mã doanh nghiệp).
Phí duy trì hàng năm, nộp định kỳ để giữ hiệu lực đầu mã đã được cấp.
Mức phí cụ thể phụ thuộc vào loại mã đăng ký (số lượng mã), quy mô doanh nghiệp, doanh thu/năng lực tài chính, và được quy định tại biểu phí do cơ quan có thẩm quyền ban hành từng thời kỳ. Nếu doanh nghiệp không nộp phí duy trì đúng hạn, đầu mã có thể bị tạm ngừng hoặc hủy bỏ, dẫn đến rủi ro lớn: hàng hóa không còn mã hợp lệ, đối tác từ chối nhận sản phẩm, hệ thống bán lẻ/siêu thị không chấp nhận quét mã.
Ngoài phí GS1, doanh nghiệp còn cần tính đến chi phí thiết kế, in ấn bao bì, tem nhãn, phần mềm quản lý kho – bán hàng tích hợp mã vạch. Khi làm việc với đơn vị dịch vụ, nên yêu cầu báo giá rõ ràng từng khoản để chủ động ngân sách.
Quy trình đăng ký mã vạch GS1 trên hệ thống quốc gia
Tạo tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống GS1
Bước đầu tiên trong quy trình đăng ký mã số mã vạch hiện nay là tạo tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống GS1 (cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam). Doanh nghiệp cần cung cấp: tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, ngành nghề chính, thông tin người đại diện và người phụ trách mã vạch, email và số điện thoại liên hệ.
Các thông tin này phải trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để được phê duyệt. Sau khi gửi yêu cầu tạo tài khoản, hệ thống sẽ kiểm tra và cấp tên đăng nhập/mật khẩu hoặc link kích hoạt qua email. Tài khoản này sẽ được dùng xuyên suốt cho các thao tác: nộp hồ sơ online, cập nhật sản phẩm, tra cứu phí, in xác nhận mã doanh nghiệp… Vì vậy, doanh nghiệp nên giao tài khoản cho người phụ trách chuyên trách, tránh để thất lạc hoặc dùng chung tùy tiện dẫn đến sai sót, khó truy vết khi cần điều chỉnh thông tin.
Nộp hồ sơ – chờ xét duyệt – cấp mã doanh nghiệp
Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp đăng nhập hệ thống, khai báo đơn đăng ký mã số mã vạch, tải lên các tài liệu scan cần thiết (Giấy ĐKDN, ủy quyền, danh mục sản phẩm dự kiến…). Tiếp đó, doanh nghiệp lựa chọn gói đầu mã GS1 (tùy số lượng mã sản phẩm cần dùng) và thực hiện nộp lệ phí đăng ký theo hướng dẫn (chuyển khoản, thanh toán điện tử…).
Hồ sơ sau khi nộp sẽ ở trạng thái “chờ xét duyệt”. Bộ phận GS1 Việt Nam tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, có thể liên hệ bổ sung thông tin nếu thấy chưa rõ (ví dụ: địa chỉ, mã số thuế, năng lực pháp lý). Khi hồ sơ được chấp nhận và doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ tài chính, hệ thống sẽ cấp mã doanh nghiệp (GS1 Company Prefix) và thông báo qua email/tài khoản. Từ thời điểm này, doanh nghiệp chính thức được phép tạo mã GTIN cho từng sản phẩm dựa trên đầu mã đã được cấp.
Hướng dẫn tạo mã sản phẩm GTIN sau khi được cấp mã
Sau khi có mã doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp tiến hành tạo mã sản phẩm GTIN cho từng mặt hàng. Cấu trúc GTIN dựa trên: đầu mã quốc gia + đầu mã doanh nghiệp + số phân định sản phẩm + số kiểm tra. Trên hệ thống GS1, doanh nghiệp khai báo cho mỗi sản phẩm: tên sản phẩm, quy cách, đơn vị tính, trọng lượng/thể tích, thương hiệu, nhóm ngành, hình ảnh (nếu có)… Hệ thống sẽ gán mã số GTIN tương ứng.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy tắc mã hóa nội bộ để tránh trùng lặp, ví dụ: mỗi quy cách đóng gói là một mã (chai 330ml, chai 500ml, thùng 24 lon…), mỗi hương vị là một mã riêng. Sau khi tạo, doanh nghiệp có thể xuất danh sách để chuyển cho bộ phận thiết kế bao bì, in tem mã vạch hoặc tích hợp vào phần mềm bán hàng, kho vận. Việc quản lý GTIN khoa học, nhất quán ngay từ đầu sẽ giúp việc mở rộng danh mục sản phẩm sau này đơn giản, không phải “phá vỡ” hệ thống mã đã dùng.
Dịch vụ đăng ký mã vạch GS1 trọn gói của Gia Minh
Công việc Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp
Với dịch vụ đăng ký mã vạch GS1 trọn gói, Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn ban đầu đến khi có mã doanh nghiệp và danh sách mã sản phẩm sẵn dùng. Cụ thể, Gia Minh:
Tư vấn lựa chọn gói đầu mã phù hợp với số lượng và định hướng phát triển sản phẩm.
Kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và lập đơn đăng ký theo mẫu GS1.
Thay mặt doanh nghiệp tạo tài khoản, khai thông tin trên hệ thống GS1, tải hồ sơ, theo dõi quá trình xét duyệt.
Hỗ trợ xây dựng quy tắc mã hóa sản phẩm, lập danh sách sản phẩm mẫu, hướng dẫn hoặc trực tiếp tạo mã GTIN trên hệ thống (nếu được ủy quyền).
Nhờ có kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ trong đa dạng ngành hàng, Gia Minh có thể đưa ra khuyến nghị thực tế để doanh nghiệp ít phải sửa hồ sơ, rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót về thông tin mã vạch.
Quy trình triển khai – bàn giao mã vạch
Quy trình dịch vụ tại Gia Minh thường gồm các bước:
Khảo sát, tiếp nhận thông tin: tìm hiểu ngành nghề, quy mô, số lượng sản phẩm, thị trường mục tiêu (siêu thị, sàn TMĐT, xuất khẩu…).
Tư vấn và ký hợp đồng dịch vụ: thống nhất gói đầu mã, phạm vi công việc (đăng ký đầu mã, hỗ trợ tạo GTIN, tư vấn in nhãn…).
Chuẩn bị và nộp hồ sơ: Gia Minh soạn hồ sơ, gửi khách hàng ký – đóng dấu, sau đó nộp online và theo dõi xét duyệt.
Nhận và bàn giao mã doanh nghiệp: khi có kết quả, Gia Minh gửi văn bản, thông tin mã GS1 Company Prefix cho khách hàng.
Hỗ trợ tạo danh sách mã sản phẩm ban đầu, hướng dẫn khách lưu trữ, sử dụng trong thiết kế bao bì, tem mã vạch và tích hợp hệ thống bán hàng.
Cuối cùng, Gia Minh bàn giao bộ hồ sơ điện tử + hướng dẫn sử dụng mã để doanh nghiệp có thể chủ động tự quản lý về sau.
Cam kết thời gian – chi phí – hỗ trợ kỹ thuật
Gia Minh cam kết báo giá trọn gói, rõ ràng ngay từ đầu, nêu cụ thể: phí dịch vụ, lệ phí GS1 (doanh nghiệp tự nộp hoặc ủy quyền nộp), phạm vi công việc, số lần hỗ trợ tạo mã sản phẩm… Trong quá trình triển khai, nếu có phát sinh do doanh nghiệp thay đổi quy mô đăng ký, bổ sung sản phẩm, thay đổi thông tin pháp lý, Gia Minh sẽ trao đổi trước, không tự ý tăng chi phí.
Về thời gian, dựa trên kinh nghiệm làm việc với GS1, Gia Minh sẽ ước lượng mốc hoàn thành từng giai đoạn (tạo tài khoản, được duyệt hồ sơ, cấp đầu mã) và cập nhật tiến độ thường xuyên qua Zalo, email. Sau khi hoàn tất, khách hàng vẫn được hỗ trợ kỹ thuật: hướng dẫn cách tự tạo thêm mã GTIN mới, cách xuất danh sách mã để gửi cho đối tác, cách xử lý khi thay đổi thông tin sản phẩm (quy cách, tên sản phẩm, thương hiệu…). Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ “có mã vạch” mà còn biết cách quản lý và khai thác mã vạch hiệu quả trong dài hạn.
Đăng ký mã vạch GS1 là bước quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định tính chuyên nghiệp và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ sở hữu mã sản phẩm hợp lệ theo tiêu chuẩn quốc tế. Dịch vụ hỗ trợ của Gia Minh giúp doanh nghiệp tránh rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ. Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến quy trình đăng ký nhanh, minh bạch và chính xác. Doanh nghiệp có thể yên tâm áp dụng mã vạch vào hoạt động kinh doanh và xuất khẩu. Liên hệ ngay với Gia Minh để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá tối ưu.